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Digitalisiere dein Hotelbudget!

Digitalisiere dein Hotelbudget! Interview mit Sebastian Kuhnhardt von happyhotel

In meiner 23. Podcast Episode spreche ich mit Sebastian Kuhnhardt über seine Software happyhotel. Damit kannst du dein Hotelbudget digitalisieren! In meinem letzten Beitrag „Wie du das Budget für dein Hotel erstellst!“ habe ich beschrieben, auf was es bei der Budgetierung ankommt. Viele Hotels verwenden komplizierte und unübersichtliche Exceltabellen, um das Budget zu erstellen. Mit happyhotel könnte das bald der Vergangenheit angehören. Was das Tool kann und wie es funktioniert, erzählt jetzt Sebastian.

Du kannst die Podcast-Episode hören und wenn du lieber liest, kommt hier der Artikel für dich.

Von der Abschlussarbeit zum Startup

SK: Ich bin einer vor drei Gründern von happyhotel. Das ist ein Startup in Offenburg und wir haben 2018 im Januar gegründet. Danach ging es dann in die Phase, wohin wollen wir uns positionieren und seit Februar programmieren unser Tool.

Die Entstehung von happyhotel ist recht witzig. Ich bin eigentlich ein Kind der Hotellerie und war damals auf der Hotelfachschule und mußte mir zu meiner Abschlussarbeit ein Thema aussuchen. Daraufhin hab ich geschaut, über was ich schreiben könnte. Ich kam ein bisschen rum in der Hotellerie und hab da schon Erfahrung gesammelt und mir ist aufgefallen, daß viele Hotels ihr Budget auf sehr unterschiedliche Weise erstellen.

Einige machen es mit Zettel und Stift, andere erstellen riesige komplexe Exceltabellen und es gab irgendwie für mich keinen roten Faden. Deshalb hab ich mich entschieden, mich mit dem Thema Budgetierung und Kalkulation zu beschäftigen, denn das hat mir auch schon immer Spaß gemacht. Im Prinzip hab ich damals die Grundlage mit Excel „gebaut“ sozusagen.

Nach der Hotelfachschule kam ich dann beruflich nach Offenburg und hab dort zwei Entwickler Rafael Weißmüller und Marius Müller kennengelernt, die auch schon im Bereich SAAS-Programmierung tätig waren für ein Unternehmen das Buchhaltungssoftware erstellt.

Das hat einfach perfekt gepasst. Bei happyhotel machen wir Budgets anhand des BWA – Betriebswirtschaftlichen Auswertung – und brauchen eben auch die Kontenrahmen. Die beiden haben sich da also schon ausgekannt. Die waren heiß darauf ein neues Tool zu entwickeln und so kamen wir zusammen.

Und in 2 Wochen werden wir die erste BETA-Version auf den Markt bringen und hoffen daß sich viele Hoteliers daran beteiligen und wir schauen können, wie unser Tool am Markt ankommt.

Bye bye Excel: Digitalisiere dein Hotelbudget!

VW: Das find ich cool! Ich hätte mir das damals schon gewünscht, daß man das Hotelbudget digitalisiert. Auch ich hab die Erfahrung mit diesen wunderbaren Exceltabellen gemacht.

SK: Ja schau mal. Du kalkulierst auf Excel, dann kommt ein neuer Mitarbeiter, dann gibt es wieder 12 Versionen von dieser Tabelle, der speichert das wieder ab. Da verzweifelt man ja größtenteils. Und bei happyhotel ist es halt cool mit diesem SAAS-Tool. Das liegt halt in einer Cloud gespeichert, es ist einheitlich, da gibt es einen Leitfaden, wie das funktioniert.

VW: Ja, genau. Du hast es gerade auch schon angesprochen, daß happyhotel anhand der BWA das Budget kalkuliert. Wie läuft das genau ab?

SK: Happyhotel funktioniert auf Monatsbasis. Du bekommst von deinem Steuerberater oder Buchhalter monatlich die betriebswirtschaftliche Auswertung. Und bei happyhotel ist es so, daß wenn du ganz neu anfängst die Vergangensheitswerte importieren musst. Alles was in der Zukunft liegt, kannst du direkt in Happyhotel einpflegen.

Du hast Vergangensheitswerte über deine Umsätze und deine Kosten und wie hoch war der Gewinn. Die Konten deiner betriebswirtschaftlichen Auswertung werden bei happyhotel übernommen. Dann weißt du zu den einzelnen Kostenstellen den damaligen Umsatz, den Gewinn und die Kosten.

Du legst in unseren Tool das Budget für nächstes Jahr an. Dann hast du die Vergleichswerte aus der letzten Phase und dann überlegst du dir, ob es realistisch ist, daß du in der nächsten Planungsphase einen Überschuss hast. Dann übernimmst du die Daten aus der vergangenen Phase und gehst aber davon aus, daß es mehr wird. Das kannst du dann individuell nochmal anpassen und sagen das wird zum Beispiel drei Prozent mehr. Du speicherst die Daten in happyhotel und hast damit dein Budget für diese Phase gemacht.

Digitalisiere dein Hotelbudget mit happyhotel.io

„Internes“ Revenue Management

VW: Dann hab ich auf eurer Website gesehen, daß happyhotel auch Zimmerpreise kalkuliert. Ist es denn auch ein Revenue Management System?

SK: Ich hab ja eben schon angesprochen, daß wir die Daten von der Buchhaltung haben und die Daten vom PMS (Property Management System) brauchen wir natürlich auch.
Happyhotel hat dann die Auslastung, die Anreisen und wie viel Übernachtungen du hast und die Kosten von der BWA. Die Gewinnerwartung muß jeder Hotelier selbst kalkulieren. Das wird alles in das Tool eingetragen und aus diesen Daten kalkuliert dir happyhotel deinen Zimmerpreis. Das ist der Preis, den du nehmen musst um den Gewinn zu erhalten den du erwirtschaften willst.

VW: Das heißt die Preisuntergrenze, die man eigentlich auch zugrunde legt in der Preisgestaltung.

SK: Genau. Die Preise werden auf die jeweiligen Kategorien kalkuliert und nimmt auch Einfluß auf Einzel- und Doppelzimmer. Du betrachtest das im Gesamten, aber es ist ein Unterschied ob das Zimmer einzel oder doppelt belegt ist und in welcher Kategorie. Happyhotel berechnet das mit einer Formel auf die jeweiligen Kategorien. Die Kategorien muss der Hotelier vorher anlegen.

VW: Und funktioniert das vollautomatisch oder kann der Hotelier vorher noch eingreifen?

SK: Die Berechnung ist vollautomatisch. Der Hotelier greift in dem Sinn ein, daß er bei der Kostenverteilung festlegt, wie hoch oder welche Positionen sind die variablen Kosten und was die Fixkosten.

Und während der ganzen Kalkulation wird der Hotelier geleitet mit verschiedenen Punkten und kann das auch nochmal manuell verändern. Wenn er zum Beispiel ein Einzelunternehmer ist und noch kalkulatorische Kosten anlegen will, kann er das anlegen.

Betriebswirtschaftliche Auswertung

Betriebswirtschaftliche Auswertung

eigene Darstellung BWA – Beispiel

VW: Du hast vorher schon angesprochen, daß man am Anfang die BWA aus der Vergangenheit einpflegen muß. Und für die Zukunft muss es dann auch monatlich eingetragen werden oder gibt es eine Schnittstelle?

SK: In unserer BETA-Version, die wir auf den Markt bringen, muß man es noch manuell machen. Das ist natürlich mit Aufwand verbunden. Für die Zukunft, sobald wir wissen, daß das Tool vom Hotelier angenommen wird, dann wollen wir die Schnittstellen zu den einzelnen Systemen programmieren.

Bei der BWA wäre das dann Datev oder eine andere Buchhaltungssoftware und bei den PMS eben auch Schnittstellen zu diesen Systemen. Dann können die Auslastung und Übernachtungszahlen zu Happyhotel übertragen werden.

Was steckt unter der Haube?

VW: Wie ist das auf der technischen Seite? Was steckt unter der Haube von Happyhotel? 😉

SK: Also Happyhotel ist ein SAAS-Tool. Das heißt Software As A Service – Tool das nicht lokal auf einem Server installiert ist. Der Hotelier kommt über einen Webbrowser und meldet sich mit Benutzername und Kennwort an. Die Daten sind alle datenschutzkonform auf der Cloud gespeichert.

Und wen das noch interessiert: Wir haben das alles mit neuster Technologie gehostet bei AWS, Amazon Server und unser Framework ist mit Angola aufgebaut. Also alles was gerade neu am Markt ist. Meine zwei Mitgründer sind da auf dem neusten Stand und das macht echt Spaß denen beim Programmieren zuzusehen.

Was unterscheidet happyhotel von anderen Tools?

VW: Und jetzt die Frage aller Fragen. Abgesehen davon, daß ich für die Budgeterstellung bisher keine andere Software gefunden habe, was unterscheidet Happyhotel von anderen?

SK: Es gibt ja schon einige Tools am Markt die ein Revenue Management System haben und bei denen ist es so, daß sie sich die Preise von den OTA bzw. vom Markt suchen. Die sagen dann, hey dein Marktpreis liegt heute fünf Prozent über deinem Preis oder darunter oder der Mitbewerber geht mit dem Preis hoch, willst du auch erhöhen.

Happyhotel kommt im Prinzip von der anderen Seite. Wir sagen, daß ist der Preis den du nehmen musst, damit du deine Gewinnerwartung erreichst. Wir kommen von der wirtschaftlichen Seite.

Ich hab mir deinen Blog natürlich vorher mal angesehen und der ist sehr interessant. Du hast ja auch schon mit Rateboard ein Interview geführt.
Als Hotelier hast du unser Tool und hast deine wirtschaftlichen Daten aus der BWA und nutzt für die Marktbeobachtung noch Rateboard, dann bist du ein absoluter Revenue Profi.

Du hast also Rateboard, dass die sagt, was am Markt abgeht und zu welchem Preis du verkaufen solltest. Und dann gibt es happyhotel, dass dir sagt zu welchem Preis du mindestens verkaufen musst, damit dein Unternehmen wirtschaftlich bleibt.

Kostenfrei testen mit der BETA-Version

VW: Du hast gesagt in 2 Wochen startet die BETA-Version von happyhotel. Wie ist da der Ablauf?

SK: Über unsere Webseite kann man sich im Moment anmelden. Wir haben ja wie gesagt im Februar 2018 angefangen zu programmieren und im April ist unsere Seite online. Seitdem haben wir schon einige Anmeldungen reinbekommen.

Und wer den Podcast hört, kann sich auch noch anmelden. Die Teilnahme in der BETA-Phase ist komplett kostenlos. Uns geht es jetzt darum Erfahrungswerte zu sammeln und zu verstehen ob das was wir mit dem Tool vorhaben funktioniert und die Hoteliers das annehmen. Da wollen wir dann auch Rückmeldungen von den Usern, damit wir das Tool verbessern können. Wir setzen dann gerne Wünsche um und bauen das Tool weiter aus. Zum Beispiel geht es auch darum, zu erfahren was leicht zu verstehen oder schwer zu verstehen ist.

Alle die sich angemeldet haben, bekommen eine Zugang und können das kostenfrei testen. Wir wollen Eindrücke und Erfahrungen sammeln von Hoteliers die das verwenden, ob sie zufrieden sind oder welche Wünsche sie noch haben.

Danach gehen wir noch an die Sache mit den Schnittstellen ran und dann hoffen wir, daß wir das so früh wie möglich an den Markt bringen können.

Und mit der BETA-Phase geht es dann auch los mit dem Marketing. Über Social Media und natürlich auch über Blogbeiträge auf unserer Webseite.

Du hast ja auch einen sehr interessanten Artikel über Budgetierung und Kalkulation in der Hotellerie geschrieben und der hat echten Mehrwert für die Hoteliers. Und wir wollen genauso interessanten Content für unseren Blog und happyhotel.

VW: Das in jedem Fall. Die Anmeldeseite zu happyhotel verlinke ich natürlich auch hier. Ich danke dir Sebastian für das Gespräch.

SK: Danke dir auch. Ich sende dir auch einen Zugang zur Anmeldeseite und hoffe dass du auch mal drüber schauen kannst. Gerade auch im Hinblick auf User Experience bin ich gespannt, welche Meinung du dazu hast.

VW: Vielen Dank, das mache ich gerne.

Über den Interviewpartner: Sebastian Kuhnhardt, Co-Founder und COO von happyhotel.io

Sebastian Kuhnhardt, happyhotel.io

Mein Name ist Sebastian Kuhnhardt und ich bin Co-Founder von dem im Januar 2018 gegründeten Hotelsoftware Unternehmen happyhotel. Bei happyhotel bin ich für die Außenkommunikation, den Vertrieb und die Produktentwicklung zuständig. Ich bin als Kind der Hotellerie groß geworden. Schon meine Großeltern waren Hoteliers und Gastronomen und meine Eltern betreiben ein Hotel in der schönen Pfalz. Angefangen habe ich mit einer klassischen Kochlehre, welche ich später mit dem Hotelbetriebswirt ergänzte. Aus meiner damaligen Abschlussarbeit ist happyhotel entstanden, weil mir aufgefallen ist, dass jedes Hotel den Budgetierungs- und Kalkulationsprozess anders bzw. teilweise auch sehr kompliziert gestaltet. happyhotel soll diesen Prozess künftig vereinfachen.

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