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Ganzjährige PR Interview mit Sandra Helmstädter vom mbt meetingplace

Warum ist ganzjährige PR so wichtig? Interview mit Sandra Helmstädter vom mbt meetingplace

EP21

Dieser Frage bin ich zusammen mit Sandra Helmstädter vom mbt meetingplace nachgegangen.

Du kennst das vermutlich: Du meldest dich zu einer Veranstaltung an, die in einem halben Jahr stattfinden wird. Deine Anmeldung wird bestätigt und du kommst auf die Newsletter-Liste des Events. Die nächsten fünf Monate hörst und siehst du nichts vom Veranstalter und du hast schon vergessen, wann die Veranstaltung stattfindet.

Vier Wochen vorher bekommst du gefühlt im Stundentakt Erinnerungs-Emails und Informationen zum Event und ziehst in Erwägung dich vom Newsletter abzumelden.

Es entsteht ein Informations-Overload.

Das beobachte ich nicht nur bei Veranstaltungen sondern auch bei Hotel-Newslettern. Hektisch versenden Hotels ab vier Wochen vor Ferienbeginn ihre „Last-Minute“ Angebote. Oder bewerben ihren Auftritt bei Veranstaltungen, Messen oder Barcamps.

Wie du das mit ganzjähriger PR für alle Beteiligten eleganter gestalten kannst, hörst du in diesem Podcast. Und wenn du lieber liest, kommt hier der Artikel für dich.

Was macht der mbt meetingplace?

VW: Hallo Sandra! Vielen Dank für deine Zeit. Stell dich doch kurz mal vor. Wer bist du und was machst du?

SH: Vielen Dank Valerie. Ich bin bei børding messe tätig und als Projektleiterin für den mbt meetingplace verantwortlich. Børding Messe ist ein privater Messeveranstalter und wir veranstalten bis zu 12 Fachmessen im Jahr in ganz unterschiedlichen Branchen mit unterschiedlichen Schwerpunkten.

VW: Und was macht der mbt meetingplace?

SH: Der mbt meetingplace ist eine Fachmesse und ein Treffpunkt für all diejenigen, die in ihrem beruflichen Umfeld Veranstaltungen jeglicher Art planen, durchführen und organisieren müssen, sowie darüber entscheiden müssen mit wem sie in Bezug zu ihrer Veranstaltung zusammenarbeiten werden.

Angefangen von der Assistenz über Office Manager hin zu Event- und Travelmanagern, Agenturen, PCOs, aber auch Marketingverantwortliche, Seminaranbieter und Einkäufer.

mbt meetingplace: Aus der Branche, für die Branche

Auf der anderen Seite verstehen wir uns auch als ganzjährige Branchenplattform, getreu dem Motto „Aus der Branche für die Branche“.

VW: Dazu gibt es ja auch regelmässig Blogbeiträge und Posts auf den sozialen Netzwerken.

Wer stellt denn bei euch aus?

SH: Bei uns präsentieren sich all diejenigen, deren Produkte, Dienstleistungen oder kurz: die einen entscheidenden Faktor auf den Erfolg einer Veranstaltung bzw. einer Geschäftsreise haben. All das was ich als Veranstaltungsplaner benötige, damit mein beruflicher Alltag erleichtert wird.

Das sind natürlich hauptsächlich Hotels und Locations. Aber auch Destinationen die ihre Region präsentieren und Veranstaltungszentren.

Außerdem Dienstleister aus der Branche, zum Beispiel über Event Technologie, Apps, Teilnehmer Management Tools und auch Caterer, Technik-Anbieter oder Mobiliar-Anbieter.

All diejenigen präsentieren sich auf dem mbt meetingplace.

mbt meetingplace 2017 in Frankfurt und München © Karl D. Wolf | mbt meetingplace

Was unterscheidet den mbt meetingplace von anderen Messen?

SH: Seit die erste Veranstaltung 2012 in Wiesbaden stattgefunden hat, haben wir uns zu einer ganzjährigen Branchen-Plattform mit einer eigenen Community entwickelt.

Dabei ist es uns sehr wichtig als Unterstützer der Branche aufzutreten.

VW: Das hört sich sehr spannend an! Was versteht ihr oder du unter einer ganzjährigen Plattform?

SH: Im Grunde machen wir bei børding das gleiche wie unsere Besucher. Wir planen und organisieren Veranstaltungen. Bei uns sind das speziell Fachmessen.

Uns ist es wichtig, dass diese Events erlebbar und nachhaltig sind. Deshalb haben wir aus unseren Messen heraus, Formate entwickelt, die eine ganzjährige Verbindung zwischen unseren Ausstellern und unseren Besuchern herstellt.

VW: Warum ist ganzjährige Präsenz so wichtig?

SH: Besucher gehen heutzutage nicht mehr auf eine Messe, um sofort einen Geschäftsabschluss zu tätigen. Sie wollen sich erst mal einen persönlichen Marktüberblick verschaffen, sich inspirieren lassen und neue Ideen bekommen. Sie wollen Informationen einholen und Neues finden, von dem sie vorher noch nichts gewusst haben. Sie wollen auf neutralem Boden, neue Kontakte knüpfen und persönliche Gespräche führen.

So ein Messetag oder mehrere Messetage hinterlassen viele neue Eindrücke, die man oft nicht gleich verarbeiten kann.

Unsere Aussteller erwarten natürlich nachhaltigen Erfolg für ihre Investition, welcher sich nicht nur auf den Messezeitraum beschränkt.

Daher ist es wichtig, dass der Besucher den Aussteller, durch eine ganzjährige Präsenz immer wieder wahrnimmt. Dadurch profitiert langfristig der Aussteller.

Was erreichen die Kunden beim mbt meetingplace durch eine ganzjährige Sichtbarkeit?

SH: Der Aussteller bekommt die Möglichkeit, durch die ganzjährige Sichtbarkeit, sich als Experte in der Branche zu positionieren. So wird er dann auch bei den Besuchern wahrgenommen und das steigert natürlich seine Bekanntheit. Damit hat er die Möglichkeit sich gewinnbringend zu vermarkten.

VW: Das heißt, dass man immer wieder ins Gedächtnis gerufen wird?

SH: Durch ganzjährige Sichtbarkeit ist der Aussteller auch immer wieder bei der Zielgruppe der Veranstaltungsplaner präsent und wird auch außerhalb der eigentlichen Veranstaltung wahrgenommen. Nicht nur am Messetag.

VW: Ich merke das auch oft, wenn es auf eine Veranstaltung zu geht, dass man ewig nichts hört und plötzlich vier Wochen vorher werde ich mit Emails bombardiert oder jeder zweite Post auf Social Media handelt von der Veranstaltung. Das ist bei euch also anders?

SH: Das muss man ganz ehrlich sagen, das war bei uns auch so. So vier bis sechs Wochen vor der Veranstaltung wurden unsere Besucher darüber informiert, wie das Programm aussieht, wer ausstellt, wo man das Ticket bekommt, wie reise ich an usw.
Je näher man zur Veranstaltung kommt, umso intensiver ist das. Dann wurde während der Veranstaltung und kurz danach berichtet. Das machen auch viele andere Veranstalter noch so. Egal ob Messe oder Kongress.

Wir haben uns zum Ziel gesetzt, das ganze Jahr über bei unseren Besuchern präsent zu sein. Deshalb haben wir aus der mbt meetingplace heraus, verschiedene Formate geschaffen.

Durch die ganzjährige Präsenz, werden die Aussteller als Experten wahrgenommen

mbt meetingplace in Frankfurt 2017 © Klaus D. Wolf | mbt meetingplace

Welche Formate bietet mbt meetingplace für eine ganzjährige Sichtbarkeit?

SH: Sehr beliebt ist bei unseren Ausstellern das Formate „Aus der Branche für die Branche“.
Hier beziehen unsere Kunden Position zu drei Fragestellungen. Das wird auf unserer Website veröffentlicht und auf über unsere Social Media Kanäle das ganze Jahr verteilt. Außerdem veröffentlichen wir das in unserem Newsletter. Unser Newsletter wird alle drei bis vier Wochen versendet.

Dann bieten wir unseren Ausstellern die Möglichkeit sich inhaltlich auf unserem Blog zu einem Fachthema zu präsentieren und einzubringen.

Hotels können auch ihre News in einem Blogbeitrag bei uns veröffentlichen. Zum Beispiel Informationen zum

  • Haus, allgemein
  • Veranstaltungsräume
  • neue Tagungstechnik
  • neue Formate

Und wir veröffentlichen diese Informationen auch gerne über unsere Kanäle.

Außerdem können auch in unserem Newsletter Anzeigen geschaltet werden. Unser Newsletter erreicht ca. 36’000 potenzielle Besucher.

Zudem gibt es die Möglichkeit einen Standalone-Newsletter zu versenden. Es gibt Online sehr viele Möglichkeiten.

Neuigkeiten für 2019

Ab nächstem Jahr werden unsere Aussteller zudem die Möglichkeit haben, Anzeigen in unserer Messezeitung zu schalten. Das ist eine unsere stärksten Besucher-Marketing-Maßnahmen, denn wir haben hier eine Auflage von knapp 180’000 gedruckten Exemplaren. Unsere Messezeitung wird den wichtigsten Fachmagazinen der Branche beigelegt und darüber hinaus im Direct-Mailing an ca. 15’000 potenzielle Besucher deutschlandweit und Österreich versendet.

VW: Wow, das hört sich alles sehr interessant an.

Also ganzjährige PR ist ein Muss und mbt meetingplace bietet diese Möglichkeit!

SH: Ja. Das Messegeschäft und sich als Aussteller zu präsentieren auf einer Messe, dass entwickelt sich. Es ist kein Vergleich zu noch vor drei bis vier Jahren. Es ist ganz wichtig, dass man ganzjährig präsent ist. Und das auch über die Kanäle des Messe-Veranstalters.
Als Hotel sollte man die angebotene Formate nutzen und sich präsentieren.

Wir verstehen uns als ganzjährige Branchen-Plattform

Messezeitung der mbt meetingplace mit einer Auflage von 180’000 Exemplaren. © Klaus D. Wolf | mbt meetingplace

Wann findet die nächste mbt meetingplace statt?

SH: Die mat meeting place findet im November statt.

Am 20. November sind wir in Frankfurt, im Forum der Messe Frankfurt und die Woche darauf am 27. November in München, im Postpalast.

Und getreu dem Motto, der frühe Vogel, haben wir bereits die Termine für 2019. Am 19. November 2019 sind wir in Frankfurt, wieder im Forum der Messe Frankfurt und am 26. November 2019 sind wir in München in der Zenith Halle.

VW: Vielen Dank für das Gespräch, Sandra.

SH: Vielen Dank an dich!

Fazit

In Diskussionen auf meinen sozialen Netzwerken oder auf Veranstaltungen höre ich oft, dass sich die Digitalisierung in der Hotellerie nicht durchsetzen wird. Wenn ich dann frage warum, kommt oft die Antwort, es ist halt ein „people business“.

Deshalb ist es wichtig, dass du auf Messen präsent bist und dich zeigst. Natürlich ist das persönliche Gespräch durch nichts zu ersetzen, denn Menschen kaufen von Menschen.

Zusätzlich zum persönlichen Gespräch ist es wichtig, dass du ganzjährig sichtbar bist. Darauf muss deine Kommunikationsstrategie ausgerichtet sein. Das kannst du mit eigenen Mitteln, das heißt über deine Kanäle, Newsletter oder dein Hotel-Blog schaffen, durch Kooperationen mit Influencern und mit Kooperationspartnern wie dem mbt meetingplace ergänzen.

Über die Interviewpartnerin: Sandra Helmstädter, Projektleiterin des mbt meetingplace

Projektleiterin des mbt meetingplace Sandra Helmstädter


Ihr gesamtes bisheriges Berufsleben hat Sandra im Bereich Hotellerie verbracht, immer mit dem Schwerpunkt auf MICE und Eventorganisation. Seit 2015 ist sie bei der børding Messe tätig. Diese veranstaltet bis zu 12 Fachmessen im Jahr in unterschiedlichen Branchen. Seit etwas mehr als zwei Jahren ist sie Projektleiterin beim mbt meetingplace und damit auch für die strategische Ausrichtung der Messe verantwortlich.

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