So geht MICE heute: Tagungsverkauf ohne Option! [mit Podcast]

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In dieser Episode spreche ich mit Florian Zelfel von Eventmachine Meeting über das Tool: Eventmachine.

Während des Gesprächs ist mir etwas klar geworden: In der Hotellerie müssen wir uns ganz klar vor Augen führen, dass der Verkauf von Tagungsräumen mit Optionen nicht mehr zeitgemäss ist. Und dass auch unser Kunde das nicht erwartet.

Wie alles wird auch der Verkauf schnelllebig. Das beginnt mit der Angebotserstellung bzw. der Preisabfrage im Internet. Und endet mit der schnellen Zu- oder Absage des Angebots.

Doch eins musst du dabei berücksichtigen: Die richtige Kommunikation nach aussen. Mit Arroganz kommst du beim Kunden und deinen Gästen nicht weiter. Denn du bist in der Rolle des Dienstleisters. Mit einer guten Kommunikation nach aussen und der Transparenz für deine Entscheidungen, werden immer mehr deiner Kunden verstehen, warum es keine Optionen mehr gibt. Warum sie sich jetzt entscheiden und nicht erst in 2 Wochen. Das fordert ein radikales Umdenken im Verkauf und vor allem Konsequenz!

Eventmachine ist ein Buchungstool das voll automatisiert Angebote erstellt und über ein integriertes Revenue Management System verfügt. Florian wird dir über die weiteren tollten Features berichten. Ich wünsch dir viel Spass beim Hören und wenn du lieber liest, kommt hier der Artikel für dich!

Was ist Eventmachine?

Florian Zelfel: Vielen Dank, Valerie für die Einladung. Mein Name ist Florian Zelfel und ich bin Gründer von Eventmachine meeting.

Eventmachine ist ein schlüsselfertiges MICE-Tool für Hotels und Locations.

Die Idee dazu kam damals aus eigenem Leid. Wir haben damals einen eigenen Event Konfigurator entwickelt, den neu aufgesetzt und bieten ihn seit 2016 als Mietlösung an.

Mit integriertem MICE Revenue Management Tool!

Valerie: Als ich gelesen haben, dass Eventmachine ein eingebautes MICE Revenue Management System hat, bin ich aus allen Wolken gefallen. Das ist ja sensationell! Es ist doch eher ungewöhnlich oder noch nicht weit verbreitet, dass im MICE Bereich Revenue Management betrieben wird. Wie kann das Tool das abdecken? Arbeitet es da mit Mindestumsätzen?

Florian Zelfel: Ja, das ist neuartig und Mindestumsätze sind ein Stichwort in diesem Zusammenhang.

Ich möchte gern einen Schritt zurückgehen und erst auf einen anderen Punkt hinweisen. Preise und das MICE – Angebot von Anbieter, wie Hotels und Locations müssen im ersten Schritt genau ausgearbeitet werden, um sie punktgenau abbilden zu können.

Da gibt es viele verschiedene Preisarten, die da hinterlegt werden müssen. Jeder Anbieter geht unterschiedliche Wege, sein Angebot zu berechnen. Und nur dann, wenn es ein Tool tatsächlich schafft die Preise und Leistungen exakt abzubilden, damit Angebote richtig kalkuliert werden könne, kann man im zweiten Schritt über Revenue Management im MICE – Bereich sprechen.

Das Thema MICE Revenue Management mit dem Mindestumsatz hast du schon genannt. Das ist mit Eventmachine natürlich möglich.

Du kannst dort Mindestumsätze hinterlegen, die dann wiederum bedingen, dass andere Optionen kalkuliert werden die entweder kostenfrei, günstiger oder teurer angesetzt werden.

Wenn zum Beispiel eine bestimmte Anzahl von Tagungspauschalen gebucht wird, sprich ein bestimmter Umsatz gemacht wird im Cateringbereich, dann kann ein Tagungsraum kostenfrei sein. Das ist eine Variante von vielen.

Es gibt auch Mindestpreise, die dann kalkuliert werden, wenn der berechnete Preis für eine bestimmte Option zu niedrig ist. Auch komplexe Sachverhalten sind möglich.

• Wann findet die Veranstaltung statt?
• Wann wird eine bestimmte Veranstaltung überhaupt angefragt? Das heisst, dynamische Preis basierend auf dem Zeitpunkt der Anfrage.
• Wie lange dauert die Veranstaltung?

Auch hier kannst du mit Eventmachine die Preise dynamisch steuern. Dann verändern sich vielleicht die Preise, weil eine Veranstaltung die drei Tage geht und interessanter ist als eine Tagesveranstaltung.

Eventmachine kann spezielle Regeln abbilden zum Beispiel: An wie vielen Tagen wird eine bestimmte Option ausgewählt. Macht es einen Unterschied ob ich bei einer fünftägigen Veranstaltung eine Option nur an drei Tagen wähle oder ob ich sie an fünf Tagen wähle.

Valerie: Das hört sich tatsächlich nach einer Maschine an. Und ich bin begeistert vom MICE Revenue Management Tool! Klasse!

Florian Zelfel: Ja es ist eine Maschine, die komplett automatisch ganz viele Regeln berücksichtigt, die man als Mensch entweder im Kopf haben muss oder mühsam aus Listen raussuchen muss. Das wird für den Event Manager auch schwierig. Es gibt oft Regeln die zeitgleich greifen. Wird zum Beispiel eine Veranstaltung in einer bestimmten Grösse angefragt, gilt ein Staffelpreis. Zusätzlich soll noch eine bestimmte Option für bestimmte Wochentage Dienstag, Mittwoch, Donnerstag gelten und da nochmal 10% teurer sein.

Ab einem bestimmten Zeitpunkt kann eine Maschine solche Vorgaben genauer und vor allem schneller kalkulieren als ein Mensch.

Insbesondere deshalb, weil die Maschine immer Zeit hat, nie gestresst ist und 24 Stunden am Tag rechnen kann. Zudem lernt sie dazu. 

Valerie: Okay. Ist diese Maschine eine künstliche Intelligenz? Denn so hört sich das gerade an. Sie lernt dazu?

Florian Zelfel: Es kommt darauf an, wie man sie trainiert, dann lernt sie natürlich dazu. Ich möchte den Begriff künstliche Intelligenz vermeiden, weil wir uns dann schon in anderen Bereichen von Machine Learning befinden.

Eventmachine lernt permanent dazu, wenn du das möchtest. Du kannst dir als Anbieter bzw. Hotelier immer wieder neu überlegen, welche Angebote besonders gut ankommen. Wo kannst du deine Preise anpassen. So lassen sich Regeln immer wieder feiner justieren. Eventmachine optimiert Preise und Erträge permanent.

Eventmachine erstellt auch Angebote für Barcamps oder World Cafés

Valerie: In der Pressemitteilung steht auch das individuelle Veranstaltungen durchgebucht werden können. Kann Eventmachine auch Barcamps oder World Cafés abbilden? Also Veranstaltungen die nicht parlamentarisch bestuhlt werden oder in einem grossen Plenarsaal mit drei Gruppenräumen stattfinden.

Florian Zelfel: Wir können sämtliche Veranstaltungen abbilden, die unsere Kunden verkaufen möchten. Der grosse Unterschied zwischen einem erwachsenen Event Konfigurator und einem Webformular ist, dass jeder Kunden von uns ein schlüsselfertiges Tool bekommt. Das kann er hochgradig individualisieren.

Wir zwingen keinen unserer Kunden in einen festgesteckten Standard oder schlagen Muster-Veranstaltungen vor. Jeder Kunde kann genau sein Angebot abbilden. So wie er es auch händisch anbieten würde.

Ist ein Anbieter sehr stark im Cateringbereich zum Beispiel, kann er hoch individuell Optionen aus diesem Bereich hinterlegen oder Upgrades anbieten. Bietet er Rahmenprogramme an, kann er das komplex abbilden und verkaufen. Im Angebot setzen wir keine Grenzen.

Valerie: Damit hast du fast schon meine nächste Frage beantwortet. Wie kann Eventmachine Meeting die Veranstaltungen massschneidern? Kann man darüber auch komplexe Veranstaltungen verkaufen. Schliesslich sind Events, Tagungen usw. doch oft sehr beratungsintensiv. Ein Beispiel: Es soll eine Tagung gebucht werden. Ungefähr 5 Teilnehmer essen nur vegetarisch und 2 glutenfrei. Dann gibt es vielleicht noch Unterschiede in den Übernachtungen. Kann das Eventmachine abbilden?

Florian Zelfel: Wir sprechen immer von Zimmern und Tagungen. Eventmachine Meeting kann alles abbilden, weil alles was das Hotel oder die Location anbietet, hinterlegt werden kann.

• Zimmer/ Übernachtungen
• Tagungsräume
• Catering
• Rahmenprogramm
• andere Dienstleistungen/ Leistungen

Dadurch kann man unterschiedliche und komplexe Veranstaltungen konfigurieren. Genau dort spielt Eventmachine Meeting seine Stärken aus.

Gerade wenn es sich um kleine Tagungen handelt, können der Convention Sales Manager das leicht im Kopf ausrechnen und dem Kunde sagen, was die Veranstaltung kosten wird.

Bei grossen und interessanten Veranstaltungen – was den Umsatz betrifft – sind die Berechnungen komplexer. Wenn dann auch noch unterschiedliche Module kombiniert werden, zeigen sich die Stärken der Buchungsmaschine.

Die Berechnung von

• unterschiedlichen Zimmerkategorien,
• unterschiedlicher Aufenthaltsdauer,
• veränderte Personenzahl,
• mehrere Tagungsräume,
• Rahmenprogramm
• Technik und vieles mehr, geht maschinell viel schneller.

Brauchst du eine Schnittstelle zum PMS?

Valerie: Könnte der Convention Sales Manager im Hotel die Eventmachine für telefonische Anfragen nutzen?

Und werden die angefragten Leistunge direkt ins PMS (Property Management System) gespielt?

Florian Zelfel: Die Verkäufer im Hotel sollen das Tool auf jeden Fall auch selbst nutzen. Das ist absolut sinnvoll, gerade bei telefonischen Anfragen. Dabei kann sich der Convention Sales Manager durch die gewünschten Leistungen klicken und mit Ende des Telefonats das Angebot direkt an den Kunden senden. Der Kunde erhält sofort nach dem Telefonat das Angebot als PDF.

Der Kunde hat keine Wartezeit, ist zufrieden und kann das Angebot vergleichen. Das ist im B2B Geschäft die Regel. Doch vor allem, kann genau dieses Angebot selbst nochmals angepasst werden. Du kannst jede Konfiguration, die erstellt wurde, jederzeit wieder aufrufen. Jede Veranstaltung ist einzigartig im System hinterlegt.

Ein Beispiel: Unter dem Angebot steht ein Preis pro Person. Die Bucherin bespricht das Angebot mit dem Team und hat ein gewisses Budget, welches jetzt unter dem angebotenen Preis liegt. Sie kann das Angebot aufrufen, ein paar Änderungen vornehmen, bis der Endpreis pro Person zum Budget passt.

Gleichzeitig hat das Hotel oder die Location ebenfalls die Möglichkeit jedes Angebot nachzubearbeiten. Es können auf einzelne Positionen Rabatte oder Zuschläge gegeben werden. Das Angebot sieht genauso aus, als wäre es von Hand erstellt worden.

Eventmachine Meeting kann natürlich Daten mit Drittsysteme austauschen. Es stellt sich allerdings die Frage, ob es Schnittstellen geben muss.

Wo ist der konkrete Ansatz und der Nutzen für das Hotel?

Wenn wir mal im Detail darüber nachdenkt, ergeben sich bei Schnittstellen immer ein paar Probleme.

Im Firmenkundengeschäft wird sehr viel optioniert. In der Regel sind die Bucher, nicht die Entscheider, sondern müssen sich erst das okay vom Verantwortlichen holen und können erst danach das Angebot bestätigen.

Wenn du jetzt mit einem Online Tool arbeitest, dann müsstest du die optionierten Ressource erst mal verstecken, vor den neuen Interessenten, die online eine Veranstaltung buchen wollen.

Dann kommen die Ausverkauft-Schilder. Das heisst, du müsstest Meldungen anzeigen, die sagen dass zu diesem und jenem Zeitpunkt keine Verfügbarkeiten vorhanden sind.

Die zweite Frage, die sich stellt: Brauchst du im MICE-Bereich tatsächlich Tools die Daten direkt ins PMS spielen?

Denn es sammeln sich natürlich eine Menge sinnloser Daten an, die du eigentlich gar nicht haben willst.

Ich möchte nicht von 100 Anfragen die von einer Firma reinkommen, 100 unterschiedliche Firmierungen, Adressen und Ansprechpartner, als Datenmüll in meinem PMS haben.

Im Zweifel ist es für dich als Anbieter schlauer den Angebotsprozess zu automatisieren und in dem Moment, in dem tatsächlich gebucht wird, die Daten ins PMS zu übertragen.

Kunden buchen direkt auf deiner Website!

Valerie: Das bedeutet gleichzeitig, dass die Daten in Eventmachine Meeting hinterlegt sind und sich das Tool von dort aus die Verfügbarkeiten und Preise holt?

Das heisst, das PMS ist zu keiner Zeit involiert. Weder bei der Anfrage noch bei der definitiven Buchung?

Florian Zelfel: Genau. Die Angebote werden freibleibend versendet.

Im Veranstaltungsbereich ist es laut Papierlage oftmals so, dass irgendwas nicht geht, was aber in der Realität doch möglich ist.

Ein Beispiel: Du hast eine Anfrage für eine Veranstaltung mit 50 Personen. Laut PMS hast du an diesem Tag aber nur noch 47 Zimmer frei. Dann würde es mit Schnittstelle heissen, oh sorry die Verfügbarkeit der Zimmer ist nicht ausreichend, bitte frage einen anderen Tag an.

Der Kunde erhält eine Absage obwohl der Convention Sales Manager oder der Hotelier diese Anfrage sehr gerne gehabt hätte. Die bestehenden Buchungen hätten eventuell angepasst werden können.

Eventmachine Meeting ist ein Tool, das direkt auf der Website des jeweiligen Anbieters eingebettet ist und die Direktverkäufe stärkt.

Du willst die ganzen namenlosen User auf deiner Website konvertieren in qualifizierte Leads. Dafür brauchst du Anfragen. Du musst wissen, was plant der Kunden überhaupt. Was fragen deine Kunden an?

Wenn das laut Datenlage erst mal nicht funktioniert, kannst du dir immer noch überlegen, ob du etwas verschieben kannst. Eine bereits bestehende Buchung erhält z.B. einen anderen Raum.

Valerie: Vor allem solltest du etwas risikofreudiger werden. Als ich als Revenue Managerin tätig war, hab ich die Zimmer regelmässig überbucht. Meine Front Office Managerin fand das natürlich nicht sehr toll, aber es kam kaum zu tatsächlichen Überbuchungen.

Florian Zelfel: Ja vor allem sind so auch Zusatzumsätze möglich, die man vorher nicht hätte generieren können. Wenn du online aber schon das “Ausverkauft-Schild” hochhebst, dann geht der User weg von deiner Website und bucht woanders.

Und du als Hotelier erfährst nie, dass es diese Anfrage je gegeben hätte.

Zudem müssen wir auch ein bisschen von den eigenen Befindlichkeiten runter kommen.

Du musst dir überlegen, was möchte der User dort draussen wirklich haben.

Er geht ins Internet und recherchiert und kommt, weil du viele Anstrengungen dafür unternommen hast, zu dir auf die Website. Er ist begeistert von deinem Tagungsangebot und kann bei dir auf der Seite seine Veranstaltung ganz individuell zusammenstellen und übermittelt dir die Anfrage.

Du als Anbieter musst das Angebot nicht manuell erstellen, sondern dein Kunde/Gast/User klickt sich das selbst zusammen. Und du kannst jetzt prüfen, wie du mit dieser Anfragen umgehen willst.

Eventmachine Meeting ist in erster Linie dafür da, Zeit zu sparen. Auf beiden Seiten.

Viele Hoteliers sagen, die können ja auch anrufen. Die Realität ist aber eine andere. Wenn dein Kunde bei dir anfruft, unter einer bestimmten Telefonnummer, dann kann es sein, dass gerade alle Leitungen belegt sind. Wenn er dann in einer Stunde wieder anruft und es geht immer noch niemand ans Telefon, dann vergisst er dein Hotel und geht online dort hin wo er direkt anfragen kann.

Eventmachine spart also Zeit und erstellt fehlerfreie Angebote.

Valerie: Wie viel sollte ein Hotelier für Eventmachine Meeting budgetieren?

Florian Zelfel: Wir haben unterschiedliche Preismodelle, die aber sehr transparent sind.

Zum Einen gibt es den Flex-Tarif. Der kostet 95,00 Euro pro Monat und beinhaltet alle Veranstaltungsflächen, die das Hotel oder Location hat. Hier werden noch 0,25 % der Angebotsumsätze berechnet.

Dann gibt es den Flat-Tarif. Der kostet 175,00 Euro pro Monat mit 3 Veranstaltungsflächen und 20 Euro pro jede zusätzliche Fläche.

In beiden Tarifen sind folgende Module enthalten:

• schlüsselfertige Konfigurator, nahtlos eingebettet in die Website
• einfach & schnell anpassbar, intuitives Verwaltungssystem
• unbegrenzte Eventkonfiguration und automatisierte PDF-Angebote
• mehrsprachig
• 1 Test Monat gratis

Ausserdem sind unsere Verträge monatlich kündbar und von daher kannst du Eventmachine Meeting völlig risikiofrei auch ausprobieren.

Valerie: Vielen Dank für das Gespräch!

Florian Zelfel: Immer gerne!

Mit ein paar Klicks kommen deine Gäste zum Angebot!

In diesem Video teste ich den Demo-Konfigurator für Kunden auf der Website von Eventmachine. Deine Gäste klicken sich ihr Angebot nach ihren Vorstellungen ganz einfach zusammen. Und an jeder Stelle können bereits eingegebene Daten verändert werden. Schau dir jetzt das Video an.

Fazit: Tagungsverkauf ohne Option – funktoniert!

Der Ansatz von Eventmachine bedeutet für den Verkauf im MICE-Bereich eine 180 Grad Wendung.

Keine Optionen mehr.

Keine Schnittstelle für dein PMS.

Die gesamte Ablauforganisation, also die Art und Weise WIE du Veranstaltungen, Tagungen, Meetings verkaufst wird dadurch auf den Kopf gestellt.

Mit einer Schnittstelle ist es einfach. Die Anfrage kommt rein, das System prüft über die Schnittstelle ob Kapazitäten frei sind. Die Verfügbarkeiten werden in Echtzeit vom System abgefragt. Die Anfrage wird eingebucht.

Ich hab damals mit Opera gearbeitet und da gab es die unterschiedlichen Stati für eine Anfrage.

• Tentativ bedeutete „angefragt“,
• optional – „mit Option“
• und definitiv „gebucht“.

Anhand dieser Stati konnte ich regelmässig meinen Forecast durchführen.

Was passiert, wenn das wegfällt? Wie willst du forecasten?

Gemäss dem Motto first come, first serve wird es ohne Optionen hoffentlich ein schnelleres Geschäft. Dann zählen nur noch definitive Zahlen.

Mit “New Work” kommt “New Sale”.

Dazu gehört eine gute Website, die dem Kunden Orientierung bietet. Die Argumente aufzeigt, warum er bei dir buchen soll. Die das Gefühl von Sicherheit vermittelt und Vertrauen aufbaut.

Eine Website die einen Buchungsprozess einfach abbildet und für den Interessent einfach umsetzbar macht. Transparenz, Sicherheit, Vertrauen. Das ist gutes E-Commerce.

Ich habe bereits zwei Artikel zum Thema Hotel-Website geschrieben und verlinke diese nochmals hier:

• So wird deine Hotel-Website zur Buchungsmaschine
• Mit diesen 5 Tricks steigerst du die Conversion Rate deiner Hotel-Website

Und dann passiert folgendes und das sage ich schon immer: Digitalisierung in der Hotellerie ist das neue Guest Relation!

Du brauchst eine agile Sales Abteilung. Der Sales Manager von heute wird zum Berater, zum direkten Ansprechpartner mit Persönlichkeit, zum Problemlöser und muss die Fähigkeit haben den Interessent zu überzeugen. Vom Angebot und vom Produkt.

Ein guter digitaler Kaufprozess baut Hürden ab und Beziehungen auf! Mit Menschlichkeit, Herzlichkeit und Persönlichkeit werden deine Mitarbeiter zu Botschaftern, die die Probleme deiner Zielgruppe lösen.

Genauso wie die sich das vorstellen und dann bei dir kaufen!

So stelle ich mir das vor und davon bin ich überzeugt!

Über den Gesprächspartner Florian Zelfel, Event Machine

Florian Zelfel // Geschäftsführer & Co-Founder eventmachine meeting
Florian arbeitet seit 20 Jahren in der Veranstaltungsbranche. Für Konzerne, mittelständische Unternehmen oder öffentliche Auftraggeber setzte er mit seiner Eventagentur Projekte jeder Grössenordnung in Deutschland und Europa um. Bereits 2013 entwickelte er den ersten Konfigurator für komplexe B2B-Events. Er ist Mitgründer und Geschäftsführer von Eventmachine.

Peter Warren // CTO & Co-Founder eventmachine meeting&lt
Peter arbeitet seit 2009 auf dem Gebiet der Produktkonfiguration. Ein Silicon Valley Experte, der sich zum Ziel gesetzt hat, robuste und bezahlbare “Customization”-Lösungen für das Web zu entwickeln. Er ist Mitgründer von Eventmachine und Gründer der US-Softwareschmiede Synoptive.

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Und nun zu dir!

Wie findest du die Buchungsmaschine ohne Option und ohne Schnittstelle?

Kannst du dir vorstellen das NEW SALE umzusetzen?

Schreib mir deine Anwort in die Kommentare!

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Valerie Wagner Journalistin & Podcasterin

… und ich bin leidenschaftliche Podcasterin und Journalistin. Ich hoste vier Podcast-Sendungen. Zwei produziere und hoste ich selbst: Die Podcast-Reportage ist ein Interview-Podcast in dem ich mit interessanten Menschen und Experten spreche. Im Text & Podcast Podcast zeige ich dir wie du einen Podcast startest und dran bleibst. Im Format Follows Story Podcast den ich mit Heike Stiegler co-hoste, geht’s um Geschichten. Und im Die Büchestaplerinnen-Podcast spreche ich regelmäßig mit Antje Tomfohrde über Bücher. Außerdem schreibe ich journalistische Texte für Magazine und bin Mitglied im Redaktionsteam des DFJV-Podcasts.

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