Maschinelle Intelligenz für Hotels: Wie Eventmachine den Tagungsverkauf vereinfacht!

Veranstaltungsverkauf ist oftmals eine Sisyphus-Arbeit. 80 Prozent der Anfragen im MICE (Meeting, Incentives, Conventions und Events/Exhebitions) werden für Veranstaltungen unter 30 Personen gestellt. Sie sind beliebig austauschbar und führen nicht immer zu einer festen Buchung. Dennoch muss ein Event Coordinator die Anfrage entgegennehmen, die Anforderungen aufnehmen, den Preis in der Revenue Management Abteilung abfragen, die Verfügbarkeit der Räume prüfen, ein Rahmenprogramm vorschlagen und so weiter und so fort. In einigen Hotels wird dieser Ablauf mehrmals täglich wiederholt. Wenn dann zwischendrin die Hotelsoftware den Geist aufgibt, das Bankett-Team Unterstützung braucht oder eine Anfrage für eine größere Veranstaltung hereinkommt, ist das Chaos perfekt.

In einer meiner ersten Podcast-Folgen „So geht MICE heute: Tagungsverkauf ohne Option! [mit Podcast]“ habe ich mich mit Florian Zelfel von Eventmachine schon mal über das Tool unterhalten. Vor wenigen Wochen erhielt ich von Florian eine Pressemitteilung mit dem Titel „Maschinelle Intelligenz für Hotels und Locations“. Das wollte ich genauer wissen und hab mit Florian ein schriftliches Interview geführt.

Wer bist du und was machst du?

Hi Valerie, zuerst einmal Danke für deine Einladung zum Interview! Mein Name ist Florian Zelfel und ich bin Geschäftsführer von Eventmachine.

In unserem ersten Podcast haben wir schon über das Tool Event Machine gesprochen. Erkläre mal kurz, was ist das?

Mit Eventmachine konfigurieren Sales Teams in Hotels individuelle Veranstaltungen, anstatt diese per Hand zu planen. Personalisierte Angebote werden dann automatisiert erstellt und sofort verschickt. Unser Tool wird direkt in die Hotel-Website eingebettet, Tagungen und Events werden online über die Webseite verkauft – 24/7.

Das funktioniert flexibel von jedem Ort aus, also auch »remote« im Home-Office. Der Bankett-Verkauf kann sogar vom Tablet oder vom Handy aus perfekte Angebote verschicken. Eventmachine macht aber nicht nur den Event-Verkauf effizienter, sondern unterstützt auch die Durchführung selbst durch automatisierte Ablaufpläne und Function Sheets.

Wie kam es dazu?

Jeder in der Branche weiss, wie zeitaufwendig und monoton es ist, immer wieder die gleichen Event-Angebote zu schreiben. Die bisherigen Prozesse sind wahnsinnig personalintensiv. Angebote zu konfigurieren, geht viel schneller und ist günstiger.

Zudem sind die Ergebnisse besser und zeitgemässer: Wenn ich heute 10 Hotels für ein Event anfrage, bekomme ich vielleicht nur von der Hälfte überhaupt ein Angebot, andere beantworten Anfragen mit allgemeinen Hotelinfos und intransparenten Angeboten. Das macht auch dem Kunden viel zusätzliche Arbeit und bremst den Weg zur Unterschrift.

Ergo: Wir haben entschieden, dass das besser geht. Und schon war Eventmachine geboren.

Ist Eventmachine eine Software oder eine Hardware? Was brauchen Hoteliers, um das Tool zu nutzen?

Es ist eine moderne Cloud Software. Hoteliers brauchen: Nichts. Ausser einer Internetverbindung natürlich. Keine Investition, weder in Hardware, noch in zusätzliche Software oder teuren Support.

Unser MICE Tool wird einfach in die Internetseite eingebettet, egal ob diese modern ist oder älter. Von der komplexen Infrastruktur bekommt kein Hotelier etwas mit, wir kümmern uns im Hintergrund um maximale Performance, Skalierbarkeit und automatische, kostenfreie Updates.

Ihr habt kürzlich eine Pressemitteilung veröffentlicht, in der ihr über maschinelle Intelligenz sprecht. Unser letztes Podcast-Gespräch ist schon knapp zwei Jahre her. Was hat sich seitdem bei Event Machine getan?

Viel hat sich getan – das würde hier den Rahmen sprengen. (lacht) Eine aufwendige Cloud Lösung wie die Eventmachine Plattform ist nie zu Ende entwickelt. Stetig kommen neue Features hinzu. Unsere Kunden müssen sich aber um keine Updates kümmern, alle Funktionen werden automatisch zur Verfügung gestellt.

Die Pressemitteilung, die Du ansprichst, bezieht sich auf unser neues Feature »EVENTMACHINE IQ«.

IQ steht für »instant quoting«, was soviel heisst wie sofortige Angebotserstellung. Mit EVENTMACHINE IQ haben wir sogar den kompletten Konfigurationsprozess abgeschafft. Es genügen ganz wenige Eingaben, und IQ erstellt eigenständig individuelle, dynamische Event-Angebote – innerhalb von Sekunden.

Ich zitiere mal aus der Pressemitteilung:

„In der Vergangenheit musste ein Eventmanager für jede Anfrage Veranstaltungsflächen, Catering oder Technik händisch auswählen und kalkulieren. Hierum kümmern sich nun die Algorithmen von Eventmachine IQ, der Arbeitsaufwand reduziert sich, das Event-Verkaufsteam wird auf effiziente Weise vervielfacht. Interessenten profitieren von sofortigen, personalisierten Angeboten. Locations und Hotels profitieren von reduzierter Arbeitslast und zufriedenen Kunden.“

Wie kann Eventmachine aus den Daten des Hotels automatisch Angebote erstellen?

Einmal eingerichtet, kennt Eventmachine das gesamte MICE Angebotssortiment mit allen Details, Preisen und Besonderheiten. Auf Knopfdruck kann es dann aus dem Vollen schöpfen – so werden die richtigen Puzzleteilchen dynamisch zu einem individuellen Angebot zusammengefügt und exakt kalkuliert.

Oder andersherum: Eventmachine bündelt das Wissen der Event-Verkaufsabteilung. Vereinfacht gesagt, macht das Tool nichts anderes als ein sehr guter Verkäufer, nur eben besser – voll automatisiert, fehlerfrei und ohne Urlaub. Die Algorithmen wählen immer die Inhalte aus, die Sinn machen, kalkuliert exakte Preise und stellt dann alles dynamisch in einem individuellen Angebot zusammen.

Werden die Angebote auch direkt ins PMS eingetragen und wie wird der Meeting & Event Manager im Hotel darüber informiert?

Ja, ein Datenaustausch mit dem PMS des Hotels ist natürlich möglich. Wenn die API des Hotel-PMS es zulässt, können wir auch Angebotsdaten in das PMS schreiben.

Eventmachine verschickt alle Angebote immer sofort per Email an den Interessenten, das Hotel erhält zeitgleich eine Kopie. Dieses Angebot kann in unserem System einfach wieder aufgerufen und im Detail abgeändert werden – bis es unterschriftsreif ist.

Etwas persönliches: Welche Erwartungen hast du an ein Hotel als Geschäftsreisender? Wie reist du privat?

Tja – in der aktuellen Situation freuen wir uns wohl alle, wenn wir überhaupt wieder reisen können. Das wird dann schon ein Erlebnis an sich, egal ob geschäftlich oder privat. Kurzfristig hoffe ich, dass alle vernünftig sind und zuversichtlich bleiben!

Vielen Dank für das Interview!

Wie schnell kannst du Angebote versenden?

Aktuell sind Tagungsanfragen nahezu Null. Doch wie schon öfter an anderer Stelle erwähnt: Es gibt ein Leben nach Krise! Unternehmen und Geschäftsreisende werden wieder anfragen und buchen. Bist du darauf vorbereitet? Ich bin überzeugt: hier gewinnt Schnelligkeit. Und das ist mit dem vorgestellten Tool Eventmachine umsetzbar.

Lese- und Hörempfehlung

Ein Interview mit Peter Warren, ebenfalls Co-Founder von Event Machine, kannst du hier nachhören: „Digitales MICE Management: Tagungsangebote automatisiert online verkaufen und Zeit sparen“.

Was hältst du von automatisierten Angeboten? Antworte einfach im Kommentarfeld unter diesem Beitrag.

Über den Interviewpartner: Florian Zelfel, Geschäftsführer und Co-Founder von Eventmachine

Florian arbeitet seit 20 Jahren in der Veranstaltungsbranche. Für Konzerne, mittelständische Unternehmen oder öffentliche Auftraggeber setzte er mit seiner Eventagentur Projekte jeder Grössenordnung in Deutschland und Europa um. Bereits 2013 entwickelte er den ersten Konfigurator für komplexe B2B-Events. Er ist Mitgründer und Geschäftsführer von EVENTMACHINE.

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