WiFi im Hotel und bei Veranstaltungen – im Gespräch mit Irina Graf und Caleb Parker

WiFi im Hotel und bei Veranstaltungen

„More than three quarters (80 per cent) of hospitality and events professionals want a transparent industry standard that is clear on service levels for Wi-Fi. Nearly all (90%). believe that the industry would benefit from standardised pricing for Wi-Fi that offers a fair market.“ Quelle: hbaa.org

Mehr als drei Viertel (80 Prozent) der Fachleute im Hotel- und Eventbereich wünschen sich einen transparenten Industriestandard, der die Servicequalität für Wi-Fi deutlich macht. Fast alle (90%) sind der Ansicht, dass die Branche von einheitlichen Preisen für Wi-Fi profitieren würde, die einen fairen Markt bieten.

Irina, Caleb und ich haben uns über WLAN im Hotel und bei Veranstaltungen unterhalten. Dieses Thema solltest du in deinem Hotel nicht unterschätzen, denn dein WiFi muss zu 100 Prozent funktionieren. Gerade wenn es um neue Formate, Live-Streaming während einer Konferenz und mehrere Geräte pro Nutzer im Netz sind, MUSST du eine stabile Verbindung anbieten.

Eine Studie über WiFi/WLAN in Hotels und Locations

Valerie: Willkommen Irina und Caleb, danke, dass ihr heute in meiner Show seid. Wir haben ein sehr interessantes Thema, aber vorher stellt euch bitte kurz vor.

Irina: Ich bin Irina Graf, die Gründerin von „The MICE Blog“; ein Blog für Corporate Eventplaner, in dem ich über Destinationen, neueste Trends in der Veranstaltungsbranche und Bildungsinhalte berichte.

Außerdem leite ich den Eventplaners Talk Twitter Chat und werde nächstes Jahr meine erste internationale mehrtägige Eventplaners Talk Conference in Bern in der Schweiz veranstalten.

Caleb: Ich bin Caleb Parker und habe meinen Sitz in London. Ich bin schon seit geraumer Zeit in der Veranstaltungsbranche tätig und arbeite derzeit im Vorstand der Meeting- und Veranstaltungsagentur Select Events Solutions.

Ich moderiere auch einen Youtube-Kanal namens „future in fifteen“, in dem wir Menschen interviewen, die im MICE-Sektor innovativ sind.

Und tatsächlich haben sich „future 15“ und „The MICE Blog“ bei einigen Veranstaltungen zusammengeschlossen. Aber ich bin auch HBAA-Mitglied und bin schon seit geraumer Zeit im Vorstand.

Valerie: Ich danke dir! Irina Ich denke, wir fangen gerade erst an, über WiFi zu reden!

Wichtiges Thema: Wifi!

Irina: WiFi ist ein sehr interessantes Thema und Caleb, wie du einmal erwähnt hast, ist es wie „Sauerstoff“. Du hast eine Studie über den Zustand von WiFi in Hotels und Veranstaltungsorten durchgeführt.

Was hat die Studie ausgelöst und wie ist der aktuelle Stand von WiFi in Hotels und Veranstaltungsorten?

Caleb: Anfang letzten Jahres wurde ich auf einen Blog-Post des Veranstaltungstechnikanbieters Group Dynamics mit dem Titel „WWW the wild wild wild west of WiFi“ hingewiesen. Es war ein kurzer Beitrag, aber er wies auf die Verwirrung hin, die die Organisatoren empfinden, wenn sie mit den Service Levels und Preisen für WiFi in Veranstaltungsorten der gesamten Veranstaltungsbranche konfrontiert werden.

Wir hatten eine Diskussion im Vorstand der HBAA. HABAA steht für die Hotel Booking Agents Associations und ist ein Verband für Agenturen und Eventplaner aber auch Veranstaltungslocations. Es ist ein in Großbritannien ansässiger Verband.

Wir begannen, uns mit diesem Thema zu beschäftigen und beschlossen, dass wir einige Forschungen und Umfragen dazu durchführen. Wir haben unsere Mitglieder befragt, wir haben uns mit Event Industry News zusammengetan, einer britischen Mediengruppe, die die Veranstaltungsbranche abdeckt. Diese Umfrage ging eigentlich rund um den Globus und wir erhielten Ergebnisse aus verschiedenen Ländern.

Es war klar, dass es ein großes Gefälle gibt, also einige große Lücken in der Branche. Das hat weitere Diskussionen über das Thema angestoßen.

Valerie: Was denkst du: Braucht die Branche einen Standardpreis für WiFi?

Caleb: Standardisierte Preise können umstritten klingen und manche Leute mögen das vielleicht nicht. Aus den Ergebnissen der Umfrage geht hervor, dass wir nicht alle die gleiche Sprache sprechen.

Wir haben in der Umfrage gesehen, wann ein Veranstaltungsort eine große Bandbreite für wenig Geld anbietet. Und wir sahen auch, dass ein Veranstaltungsort nicht viel Bandbreite für viel Geld bot.

Und auch die Definitionen von Organisatoren und Locations sind völlig unterschiedlich. Es gibt einen Unterschied zwischen dem was ein Event Planer bei „kostenlosen WiFi“ versteht und dem wie es eine Veranstaltungslocation definiert. Ich denke wir müssen alle die gleiche Sprache sprechen.

Als Teil dieser Forschung stellten wir die gleiche Frage, die du mir gerade gestellt hast. Und 90 Prozent der Käufer in dieser Umfrage glauben, dass die Branche von einem einheitlichen Preisniveau profitieren würde. Mehr als 80 Prozent fordern Service Level Standards, die transparent und leicht verständlich sind.

Standardisierte Service Levels für WiFi!

Irina: Ja, ich denke, Transparenz ist hier der Schlüssel. Wie du sagst, was du unter kostenlosem WiFi verstehst, ist es nicht völlig kostenlos. Denn wenn du Live-Streaming machen willst oder Videokonferenzen, brauchst du definitiv stärkeres WiFi. Das kann kostenfrei nicht abgedeckt werden.

Und ich habe ein interessantes Beispiel von Ausstellern gehört, die zum Beispiel einen Social Media Wettbewerb haben. Dort wo es notwendig ist zu twittern oder zu scannen, muss man das WiFi upgraden und das kostet viel Geld.

Caleb: Schon beim Betrachten der Umfrageergebnisse sah man und ich meine, was klar war: nichts über WiFi ist klar.

Oft stellen Event Planer nicht rechtzeitig die richtigen Fragen. Die Veranstaltungsorte sind oft auch nicht fähig, die Fragen richtig zu beantworten, die ihnen gestellt werden.

Es ist nicht immer die Schuld der Veranstaltungsorte. Manchmal müssen sie sich an teure Legacy-Verträge mit Datenanbietern halten und natürlich erfordern einige mehr Bandbreite als andere. Natürlich gibt es auch Sicherheitsprobleme.

Und HBAA, wir haben nachgeschaut, wie ein Industriestandard aussehen könnte.
Wir wollen nicht sagen, das es das ist was berechnet werden soll. Lass uns definieren, wie ein Service Level aussehen könnte.

Wenn wir an das Sternenbewertungssystem von Hotels denken, gibt es ein klares Verständnis dafür, was ein Fünf-Sterne-, Vier-Sterne oder Drei-Sterne- Hotel ist und welchen Servicelevel du erhältst.

Können wir uns so etwas für WiFi ausdenken?

Und dann können die Veranstaltungsorte ihre eigenen Werbeentscheidungen treffen, was sie für ihre Service Levels berechnen.

Irina: Okay, wir haben hier bereits einige der Herausforderungen angesprochen.
Vielleicht, wenn wir nur über die Herausforderungen und all die anderen Herausforderungen aus der Sicht des Veranstalters und des Interessenten sprechen. Was sind die Herausforderungen bei WiFi an Veranstaltungsorten?

Caleb: Ich beginne mit Teilnehmern, Delegierten oder Teilnehmern einer Veranstaltung – du hast vorhin von „Sauerstoff“ gesprochen. Persönlich, wenn meine Batterie auf meinem Handy leer wird, habe ich das Gefühl zu ersticken und ich gehe in ein Café oder einen Veranstaltungsort irgendwo und ich gehe über WiFi ins Internet und lade den Akku.

Und als Teilnehmer – und ich denke, viele Leute sind in diesem Fall wie ich – erwarte ich, dass ich die gleichen Möglichkeiten habe, mein Handy und meinen Laptop zu benutzen wie zu Hause.

Wenn ich bei dieser Veranstaltung schlechteren Service habe, denke ich, nun, diese Veranstaltung war scheiße. Wen beanspruche ich? Es könnte sein, dass es nicht die Schuld des Veranstaltungsortes ist. Es ist möglich, dass der Organisator nicht die richtigen Fragen gestellt hat und nicht die richtige Menge an Bandbreite bestellt hat.

Ich halte es auch für wichtig, darauf hinzuweisen, was Teilnehmer vom WiFi erwarten und wie sie es nutzen, um auf Social Media aktiv zu sein oder E-Mails zu checken, im Vergleich zu dem, wofür Organisatoren das WiFi benötigen könnten. Das kann Live-Anrufe sein oder Personen von Außerhalb per Videokonferenz verbindet.

Haben du eine Bandbreite für hohen Anforderungen und es ist nicht fair von uns zu erwarten, dass der Veranstaltungsort das kostenlos anbieten muss.

Irina: Ich habe einen Beitrag auf Twitter gesehen, der zeigte, dass man am Automaten einen WiFi-Code kaufen muss. In Zeiten von Digitalisierung und der heutigen Technologie zeigt das ein wirklich schlechtes Bild.

Valerie: Aber wenn sie dafür bezahlen müssen, dann sollte der Veranstaltungsort mitteilen, was sie dafür bekommen. Ich denke, das ist die Lücke.

WiFi Codes im Jahr 2019?

Caleb: Ja, das ist die Lücke. Wir sprechen nicht die gleiche Sprache. Die Käufer denken sie bekommen das und die Locations verkaufen etwas anderes. Ein Teil davon ist unverständlich und ein Teil davon spricht nicht die gleiche Sprache.

Valerie: Inwiefern beeinflusst zuverlässiges Wi-Fi die Wahl des Veranstaltungsortes? Glaubst du, dass es höher eingestuft wird als z.B. Catering, Zimmerpreis usw.?

Caleb: Es kommt darauf an, über welche Perspektive wir sprechen. In unserer Branche sprechen wir am Ende voneinander, wir sprechen aus der Sicht der Veranstaltungsorte, was gut für uns ist, wir sprechen von Organisatoren oder Käufern, was gut für uns ist. Aber wir müssen wirklich über alles aus der Sicht der Teilnehmer oder Delegierten sprechen: Was ist das beste für sie?

Und wenn man sie fragt, rangiert WiFi genauso hoch wie die Qualität der Speisen. Wenn sie für die Teilnahme an der Veranstaltung bezahlen, sind dies wahrscheinlich die Preise und der Wert, den sie erhalten. Wenn sie einen bestimmten Preis für ein Ticket zahlen und sie bekommen schlechtes Essen, dann denken sie, ah, das war keine gute Veranstaltung. Aber auch wenn sie kein zuverlässiges WiFi haben, denken sie, dass es ein schlechtes Event war.

Wenn wir als Branche aus Käufer- und Lieferantenseite zusammenkommen und darüber nachdenken, was für die Veranstaltungsteilnehmer das Beste ist, darüber müssen wir sprechen.

Irina: Welche Fragen gibt es zu WiFi, welche Organisatoren an die Veranstaltungsorte vor der Buchung stellen sollten?

Caleb: Bevor ich diese Fragen beantworte, weil das eine wichtige Frage ist, gehe ich auf etwas anderes ein.

Ich denke, was wir als Branche brauchen, sind Bildung und Transparenz. Das wird allen Beteiligten helfen, Fragen an die Käufer zu stellen. Fachverbände wie die HBAA und die MIA zum Beispiel in Großbritannien sind hier, um die Mitglieder zu informieren und bewährte Verfahren zu fördern. Ich denke, wenn wir uns alle auf eine Reihe von Definitionen für die Verbindung bei Veranstaltungen einigen können, dann sind wir besser dran.

So könnte WiFi zum Beispiel eine ungesicherte Datenverbindung bedeuten, um die Geschwindigkeit auf zwanzig Mc/s (zur Erklärung von Wikipedia) zu erhöhen. Das wird auf die Teilnehmer aufgeteilt. Das ist einfach. Und ich denke, das sollte kostenlos sein.

Veranstaltungslocations sagen, nun, wir zahlen dafür, es ist ein Kostenfaktor. Nun, meiner Meinung nach, sollten sie ihre Preise ändern und das in den Preis einkalkulieren. 20 Mc/s sind nicht viel. Es könnte gut für eine kleine Veranstaltung sein.

Aber wie sieht es mit Veranstaltungen für 1000 Menschen aus? Ich denke also, wir brauchen eine Standardmethode, um die Bandbreitenkapazität eines Veranstaltungsortes zu berechnen.

Wenn wir eine Reihe von Service Levels definieren können, die leicht verständlich sind, und sie vielleicht in einen Akkreditierungsprozess oder ein Sternbewertungssystem einbeziehen, bei dem jeder die gleiche Sprache sprechen kann. Das macht es, wenn wir die Fragen stellen, es macht es einfacher für Veranstaltungsorte und Käufer, miteinander zu sprechen und sicherzustellen, dass jeder versteht, was er bekommt.

Ich denke, um auf deine Frage zurückzukommen, was sollen die Leute fragen. Zunächst einmal: Hast du kostenloses WiFi? Und was ist dann der Service Level dieses WiFi?

Irina: Aber die durchschnittlichen Teilnehmer verstehen die Terminologie der Bandbreite und all das nicht, sie sagen einfach okay, ich brauche WiFi für meine E-Mails und für meine Social Media.

Caleb: Es sollte nicht in der Verantwortung der Teilnehmer liegen, diese Fragen zu stellen, es sollte der Event Planer sein. Wenn sie 50 Personen haben und die Veranstaltungslocation oder das Hotel eine gewisse Bandbreite anbietet, sollten sie diese 50 Personen versorgen können. Ebenso, wenn der Organisator eine Veranstaltung mit 1000 Leuten hat und der Veranstaltungsort behauptet, dass er kostenloses WiFi mit 20 Mc/s hat – und die 1000 Leute auf die 20 Mc/s steigen und versuchen, es zu teilen – wird niemand schnelles Internet haben.

Es ist in Ordnung für den Veranstaltungsort, kostenloses WLAN zu bewerben, aber der Organisator muss sich fragen, was die Bandbreitengeschwindigkeit ist und wie viele Personen gleichzeitig ins Internet können?

Valerie: Und auch wie viele Geräte, weil oftmals haben Teilnehmer ein Smartphone, Tablett und Laptop. So gibt es z.B. nicht 50 Personen, sondern 150 Verbindungen.

Caleb: Ja, das ist ein sehr guter Punkt. Der durchschnittliche Teilnehmer bringt drei Geräte mit. Wenn du 100 Leute hast, hast du 300 Geräte dort. Das ist ein sehr guter Punkt.

Und dann denke ich, wenn wir über das kostenlose WiFi sprechen, sagen einige Veranstaltungsorte, dass wir kostenloses WiFi anbieten, es sind 20 Mc/s und wir können X Leute unterstützen. Wenn du mehr als so viele Leute hast, können wir dir ein dediziertes WiFi zur Verfügung stellen, um bis zu so vielen Leuten oder Verbindungen Internet anzubieten.

Die nächsten Fragen des Veranstalters werden sein: Welche Art von Aktivität wird diese WiFi-Verbindung unterstützen? Ist dies auf Social Media und E-Mails beschränkt? Wenn es eine Event-App gibt, können sie alle in die Event-App eintreten? Und wenn es eine Event-App gibt, wird der Organisator verlangen, dass er ein eigenes privates Netzwerk hat. Wenn sie ein privates sicheres Netzwerk benötigen, können zusätzliche Kosten anfallen. Es gibt viele Fragen, die Event Planer während des Prozesses vorab stellen müssen, bevor sie einen Vertrag abschließen.

Valerie: Das ist ein guter Punkt. Ich habe früher in einem Hotel gearbeitet, wo wir ein World Café für ein Pharmaunternehmen veranstalteten, und sie brauchten ein eigenes Netzwerk.

Biete ein sicheres Netzwerk ohne Qualitätsverluste an!

Valerie: Ich habe die IT-Abteilung gefragt, ob wir das machen können. Sie sagten, es sei möglich. Aber die Internetverbindung für die anderen Teilnehmer, die zur gleichen Zeit stattfanden, wurde schlechter.

Es ist auch ein technischer Aspekt. Auch für einen Event-Planer im Hotel. Wenn die IT mir sagt, dass wir 100’000 Download/Upload haben (ich bin nicht gut im richtigen Wortlaut), aber vielleicht wisst ihr, was ich meine. Dann sage ich das dem Organisator und hoffe, dass er es versteht.

Was bedeutet das und wie kann ich als Event Planer in einem Hotel wissen, wie viel Kapazität das ist? Ich kann es dem Organisator nicht erklären, wenn ich es nicht selbst verstehe. Es wird erklärt, dass, wenn Sie 100’000 Downloads/Uploads haben, dass eine Videokonferenz, 150 Geräte und so weiter nutzen können. Das muss erklärt werden. Wenn wir ein Meeting haben, das ein eigenes Netzwerk benötigt, dann können wir an die anderen nur die Hälfte davon verkaufen oder anbieten.

Caleb: Ja, es muss erklärt werden. Dies ist ein Punkt, den wir sagen müssen, es gibt den grundlegenden Standard WiFi, ob es kostenlos ist oder nicht. Als grundlegenden Standard WiFi, das die Teilnehmer, die über ihre Social Media und E-Mails nutzen, diese Art von Dingen. Vielleicht würden sie für die Videokonferenzen bezahlen oder private, sichere Netzwerke.

Wir müssen eine Linie zwischen diesen beiden ziehen. Aber – und das ist eine persönliche Meinung – ich würde sagen, dass die Veranstaltungsorte die Grundversorgung kostenlos anbieten müssen, das gehört zu den Tarifen.

Wir wären nicht glücklich, wenn wir in eine Veranstaltung gehen würden und die Veranstaltung 1000 Personen hat und man sagt, dass wir eine kostenlose Klimaanlage für die ersten 100 Personen anbieten, aber wir müssen für die nächsten 900 Personen bezahlen.

Valerie: Noch weitere Fragen, die ein Organisator stellen sollte?

Caleb: Ich würde fragen, ob es Onsite und Inhouse-IT gibt. Wird die zusätzliche Bandbreitendienste ausgelagert, macht das preislich einen Unterschied. Wenn es ein internes Team gibt, ist es meistens kostengünstiger. Aber auch die wesentlich schnellere Bearbeitungszeit und Reaktionszeit im Vergleich zu einem externen Team, das vielleicht ein paar Tage im Voraus bestellt werden muss. Das wird teurer werden.

Irina: Diese Studie war letztes Jahr, oder?

Caleb: Die Studie wurde im vierten Quartal des vergangenen Jahres durchgeführt. Wir haben die Ergebnisse, die ich denke, im November, vielleicht September veröffentlicht. Und jetzt untersucht die HBAA das weiter. Und wir sind bestrebt, ein Whitepaper mit einigen Vorschlägen zu erstellen.

Irina: Hast du gesehen, wie ein Veranstaltungsort Maßnahmen ergriffen hat?

Caleb: Ich hatte erst vor ein paar Wochen ein Gespräch mit einer Marke, die mehrere Standorte in London und ganz Großbritannien hat. Sie haben gerade eine kommerzielle Entscheidung getroffen, die Bandbreite kostenlos in alle ihre Veranstaltungen aufzunehmen.

Der Grund dafür ist, dass sie bereits die Bandbreite in den Veranstaltungsort einkaufen, um die Dienste anbieten zu können. Sie betrachteten letztes Jahr und sie erwirtschafteten 80’000 Pfund Umsatz mit zusätzlichen Bandbreitendiensten, also entschieden sie sich, es aufzunehmen, weil der Vorteil darin besteht, dass sie mehr Geschäft gewinnen, indem sie unbegrenztes vs. Gebühren dafür anbieten. Es macht den Kaufprozess reibungsloser für den Event Planer.

Irina: Sehr gute Wahl. Sehr interessanter Caleb. Ich freue mich auf die Entwicklung und das Lesen des Whitepapers.

Caleb: Vielen Dank, dass ich dabei sein durfte. Es ist ein wichtiges Thema und die Zukunft mit WiFi und 5G wird noch spannender, aber das ist ein weiterer Podcast.

Valerie: Okay, dann danke und tschüss.

Irina: Danke!

Caleb: Danke!

Weitere Leseempfehlungen zu WiFi/WLAN in Hotels und Locations

Hier findest du die Ergebnisse der Studie, die wir im Podcast besprochen haben: „80 per cent of hospitality and events professionals call for an industry standard on venue’s Wi-Fi service and pricing – Survey reveals insights into the future of event Wi-Fi“

„Hotels risk loss of repeat business by failing to meet WiFi needs“

„91% of event planners are dissatisfied with venues over wi-fi“

Und jetzt zu dir: Wie gut ist den WLAN im Hotel? Hast du eine gute Bandbreite und schnelles Internet für alle Tagungsteilnehmer und mehrere Endgeräte? Schreib mir ins Kommentarfeld unter diesem Beitrag!

Über die Interview Partner Irina Graf und Caleb Parker: 

Founder of TheMICEBlog: Irina Graf

Irina gründete TheMICEBlog 2011 und ergriff schnell noch mehr Möglichkeiten, sich zu vernetzen. Im Jahr 2014 gründete sie den #eventprofstalk Twitter-Chat und ein Jahr später die Event Planners Talk Live-Event-Serie für die globale Veranstaltungsbranche. In 2020 wird die ersten Eventplaners Conference in Bern stattfinden.

Durch ihre innovative Kombination aus Twitter-Chats und Live-Events hat Irina die Online- und Offline-Communities miteinander verbunden, um Geschäftsbeziehungen aufzubauen. Durch die Verlängerung des Veranstaltungslebenszyklus hat sie eine Quelle der Weiterbildung für Eventprofis geschaffen.

Caleb Parker ist ein amerikanischer Unternehmer in London und CEO von Bold, einer neuen Marke von kleinen Tagungsräumen und flexiblen Arbeitsplätzen.

Er ist Gründer, Direktor, Berater, Investor und Berater mit einem ausgeprägten Fokus auf Innovation und Technologie sowie Interessen am MICE-Markt, der Wirtschaft und der Zukunft der Arbeit.

Caleb war Gastdozent, Referent und Moderator zu Themen wie Entrepreneurship, Sharing Economy, die Zukunft der Arbeit und Gewerbeimmobilien an akademischen Einrichtungen und Großunternehmen. Als Keynote Speaker, MC, Moderator oder Moderator tritt er regelmäßig bei zahlreichen Fachkonferenzen auf.

Hier geht es zu seinem YouTube-Video über die Studie.


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