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Budgetierung in der Hotellerie: So erstellst du dein Budget!

Wie du das Budget für dein Hotel erstellst!

Da ist sie wieder die Zeit des Budgets! Na, freust du dich auch schon?

Hach, herrlich. Zahlen jonglieren und abschätzen wie viel Umsatz in welcher Abteilung für das kommende Jahr gemacht wird.

Sämtliche Excellisten mit historischen Daten befüllen und entsprechende Formeln hinterlegen. Wenn du Glück hast, hast du einen guten Controller, der die Excelliste schon entsprechend eingerichtet hat. 😉

Und weil das Budget jedes Jahr so überraschend kommt, also quasi so wie Weihnachten und Heilig Abend, hab ich dir hier nochmal zusammengeschrieben, auf was du achten musst.

„Wer die Vergangenheit nicht kennt, kann die Gegenwart nicht verstehen und die Zukunft nicht gestalten.“ Helmut Kohl

Um eine Prognose für die Zukunft zu treffen, musst du deine historischen Daten kennen. Zudem musst du vor der Erstellung des Budgets, Entscheidungen über folgende Punkte treffen:

  • Willst du die Preise brutto oder netto budgetieren?
  • Willst du dein Budget pro Monat, pro Quartal oder pro Jahr erstellen? (Selbstverständlich geht auch sowohl als auch, dass musst du aber vorher festlegen.)
  • Wie viele Zimmer sind verfügbar? Wie viele Übernachtungen kannst du verkaufen?
  • Wie verläuft die Warenbeschaffung? Dabei geht es auch um Outsourcing z.B. des Housekeepings. Das hat direkten Einfluss auf deine Personalkosten
  • Personalbudget: Gehälter, Stunden, Überstunden, Weiterbildungen, Gehaltserhöhungen, Zuschläge usw.
  • Planst du eine Investition, dann brauchst du dafür eine Finanzierung
  • Wartung und Instandhaltung, z.B. Austausch aller Wasserhähne in den Zimmern oder ähnliches. Oder auch Anschaffung einer neuen Kaffeemaschine für das Restaurant usw.
  • deine Öffnungstage: Das heißt, wenn du Betriebsferien oder feste Ruhetage planst, mußt du das auch im Budget berücksichtigen

Das Budget hat vier Phasen

  1. Umsatzbudget
  2. Kostenbudget
  3. Zusammenführung aus Umsatz- und Kostenbudget
  4. Kontrolle des Budget

Das Umsatzbudget in Logis und F&B

Die Budgetierung in der Hotellerie ist ein Prozess. Jede Abteilung kümmert sich um ihr Budget. Logis, Meeting & Event, F&B (Food & Beverage). Je nach Methode – ob Bottom-Up oder Top-Down oder eine Kombination aus beidem, werden die Budgets am Ende entweder zusammengeführt oder aufgeteilt. Eine Kombination aus den beiden Verfahren hat sich allerdings bewährt.

Bottom-Up bedeutet, die Abteilungsleiter erstellen ihr Budget für ihre Abteilung. Also die Reservierung für das Logisumsatz-Budget, der F&B Manger für das Restaurant-Budget usw.

Auf der anderen Seite gibt es natürlich auch Kosten.

  • Personalkosten
  • Wareneinsatz bzw. Einkauf
  • Instandhaltung und Wartung
  • usw.

Vielleicht willst du Investitionen tätigen, auch die müssen im Budget berücksichtigt werden.

Für gewöhnlich startet die Reservierungsabteilung mit dem Logisumsatz-Budget. Das entsteht natürlich in Zusammenarbeit mit der Revenue Management Abteilung. Und je nach Betriebsorganisation ist der Rooms Division Manager übergreifend dafür zuständig.

Folgende Faktoren solltest du für die Budgetierung der Logisumsätze beachten:

  • Nachfragesituation in der Vergangenheit
  • Buchungen die du bereits on the books – in den Büchern – hast
  • Vergangene und zukünftige Mitbewerbersituation
  • interne Kostenstruktur
  • Preisakzeptanz deiner Gäste
  • Feiertage im kommenden Jahr
  • Gibt es Brückentage?
  • überregionale Feiertage
  • Events, Kongresse, Messen die im kommenden Jahr feststehen
  • Buchungsverhalten deiner Gäste

Zudem ist es wichtig, dass du dein Logisumsatz-Budget pro Gastsegement gliederst. In meinem Glossarbeitrag habe ich darüber schon geschrieben. Hier noch mal in aller Kürze: Es geht darum herauszufinden, ob dein Gast privat oder geschäftlich reist. Dann hättest du schon mal zwei Gastsegmente: „Leisure“ und „Corporate“. Diese lassen sich beliebig erweitern.

Weitere Faktoren die du für die Budgetierung beachten musst:

Aus diesem Grund werden Einzelbudgets für jedes Gastsegment erstellt. Denn Freizeitreisende die ein Zimmer für einen Städtetrip buchen, haben ein anderes Buchungsverhalten als Geschäftsreisende.

Budgetiere deine Auslastung

Anhand der historischen Daten und mithilfe deines Forecasts, schätzt du nun ein wie viele Hotelzimmer pro Gastsegment im kommenden Jahr verkauft werden. Dabei musst du die Wochentage und Wochenenden berücksichtigen, die Feiertage, Messen und Events an deinem Standort. Solltest du eine Investition planen, zum Beispiel den Austausch von allen Betten oder Bädern in deinen Zimmern, musst du auch das berücksichtigen!

Budgetierung in der Hotellerie: Umsatzplanung leicht gemacht Quelle: www.rhc.de

Lege deinen durchschnittlichen Zimmerpreis fest

Den durchschnittlichen Zimmerpreis berechnest du so:

Logisumsatz netto : Anzahl verkaufter Übernachtungen = ADR (LINK zu Glossar)

Selbstverständlich berechnest du den pro Tag in deinem Budget.

Du musst aber darauf achten, dass dein Zimmerpreis mindestens deine Preisuntergrenze (PUG)  erreicht.

Beispiel:

Fixkosten – 1’900’000,00 EUR
variable Kosten – 1’250’000,00 EUR

Zimmeranzahl – 150 Zimmer
durchschnittliche Auslastung – 70%, somit verkaufte Übernachtungen im Jahr 38’325.

1’900’000,00 EUR : 38’325 belegte Zimmer = 49,57 EUR Fixkosten pro Zimmer

1’250’000,00 EUR : 38’325 belegte Zimmer = 32,61 EUR variable Kosten pro Zimmer

Preisuntergrenze im Beispiel: 49,57 EUR + 32,61 EUR = 82,18 EUR 

Kennst du die Preisuntergrenze für deine Hotelzimmer?
Budgetierung in der Hotellerie: Fixe Kosten im Vergleich

Zu den fixen Kosten gehören auch Instandhaltung, Wartung, Personalkosten, Verwaltung, Marketing Quelle: Slideshare.net/RHC_Der_Controller/

Variable Kosten für die Budgetierung in der Hotellerie

Haben deine Lieferanten ihre Preise erhöht? Planst du eine größere Investition, wie zum Beispiel einen Anbau oder die Renovierung einer Etage?
Dann solltest du auch das in deine Preise einfließen lassen und jährlich deine Preise erhöhen.

Das F&B Budget

Nachdem du also dein Logisbudget festgelegt hast, verwendest du die geplanten Zahlen für dein F&B Budget.

Budgetierung in der Hotellerie: Das F&B Budget

Auf Grundlage des Logisbudgets kannst du eine Prognose für den F&B- Umsatz der Hausgäste treffen und die Belegung in Relation zum F&B-Umsatz setzen.

Folgende Faktoren spielen dabei eine Rolle:

  • Ist das Frühstück inklusive oder exklusive
  • Wie viele Gäste sind pro Tag im Haus?
  • Wie viele Arrangements, Packages werden verkauft?
  • Wie ist das Angebot an Speisen und Getränken und in welchem Preisniveau befindet es sich?
  • Ist das Restaurant auch für Laufkundschaft geöffnet?
  • Bietest du Frühstück, Mittagessen, Abendessen an?
  • Wie viele verschiedene F&B – Outlets gibt es? Auch der Umsatz an der Hotelbar muss budgetiert werden

Das Budget im Tagungsbereich

Das Budget im Tagungsbereich sollte ebenfalls separat vom Logisbudget und F&B-Budget erstellt werden. Insbesondere dann, wenn es sich um einen großen Profitcenter handelt.

Dabei ist zu beachten:

  • Wie viele Tagungsräume stehen zur Verfügung
  • Wie viele Tagungspauschalen werden verkauft?
  • Wie viele Übernachtungen entfallen auf den Tagungsbereich?
  • Welche F&B-Leistungen entfallen auf den Tagungsbereich?
  • Welche Abendveranstaltungen entfallen auf den Tagungsbereich?

Budgetierung in der Hotellerie: Der Tagungsbereich als Profitcenter im Hotel

Phase 2 in der Budgetierung in der Hotellerie: das Kostenbudget

Nachdem die Umsatzbudgets pro Abteilung erstellt wurden, geht es weiter mit den Kostenbudget. Das Kostenbudget werde ich in einem separaten Artikel nochmals detailliert beschreiben.

In Kürze ist dafür folgendes wichtig:
Ein großer Kostenblock sind in jedem Unternehmen die Personalkosten. Für gewöhnlich werden die Personalkosten unterteilt in

  • Personalbasiskosten (direkt)
  • Personalzusatzkosten (indirekt)

oder auch in direkte und indirekte Personalkosten.

Budgetierung in der Hotellerie: Personalkosten im Kostenbudget Quelle: www.rhc.de

Personalkosten bestehen aus:

  • Löhne und Gehälter
  • Kosten für soziale Aufwendungen
  • Nebenkosten: Entgeltfortzahlung oder Kosten für Weiterbildungen
  • Versicherungen
  • Rente-, Kranken-, Arbeitslosen- oder Unfallkassen

Weitere Kosten sind die Warenkosten in der Speisenkalkulation und die Kosten der Hotelverwaltung, wie zum Beispiel:

  • Verwaltung
  • Marketing
  • Instandhaltung
  • Energie

In diesem Beitrag ging es mir in erster Linie darum, dir einen Überblick über die Erstellung des Umsatzbudgets schaffen. Ein Artikel über Kostenbudgets ist bereits in Planung.

Fazit: Wie du das Budget für dein Hotel erstellst

Sicherlich ist die Erstellung des Budgets nicht vergnügungsteuerpflichtig 😉 Für deine betriebswirtschaftliche Unternehmensführung solltest du allerdings nicht darauf verzichten.

Zudem hat ein Budget noch weitere Aufgaben. Es ist beschreibt die finanziellen Kompetenzen von Hotelmanagern, gibt als Prognose-Werkzeug die Möglichkeit in die Zukunft zu blicken und eventuell Maßnahmen zu ergreifen, dient als Zieldefinition für Entscheidungsträger, z.B. Abteilungsleiter und motiviert.

Es gibt berechtigte Kritik an der Erstellung von festgelegte Budgets. Ein Budget ist für die operative Unternehmensführung zeitlich zu lange angesetzt. Fehlerhafte Prognosen werden erst zeitversetzt festgestellt und oftmals können die Fehler nicht mehr behoben werden. Die Basis des Budgets bilden Vergangenheitswerte die in die Zukunft transportiert werden und nicht zwingend eine Weiterentwicklung mit sich bringen. Und gerade in Zeiten der Digitalisierung hemmen festgelegte Budgets Eigeninitiative, Risikobereitschaft und Innovation. Das ist gerade in Zeiten der digitalen Transformation wenig zielführend.

Neue Arten der Budgetierung könnten sein:

  • Beyond Budgeting: Dabei handelt es sich viel mehr um ein Führungsinstrument, als um einen Budgetprozess
  • Better Budgeting: Dabei wird das Budget in kleinen Schritten kontrolliert und durch Forecasting angepasst.
  • Advanced Budgeting: Dabei werden Strategie und operative Planung stärker miteinander verbunden und externe Benchmarks mit einbezogen.

Buchempfehlung: Zahlen bitte

Das Buch bietet praxisnahe Erklärungen für Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und wichtige Kennzahlen. Es beschreibt die betriebswirtschaftlichen Herausforderungen und zeigt Benchmarks nach Betriebstypen und Umsatzgrößen. Meine Leseempfehlung für Hoteliers und Gastronome die sich ein aussagekräftiges und verlässliches Controlling aufbauen wollen. Die Autoren Tobias Berghäuser und Klaus Ommer haben ein Grundlagenwerk geschaffen.

Das Buch habe ich mir selbst gekauft und auch für die Werbung erhalte keine finanzielle Zuwendung.

Bei der Recherche zu diesem Blogbeitrag, bin ich auf das Tool Happyhotel aufmerksam geworden. So wie ich das sehe, lässt sich auch bald die Budgetierung in der Hotellerie digitalisieren! Zeit wird’s!

Hier geht’s zum Interview mit happyhotel.io.

Wie weit bist du mit deinem Budget für 2019?

Welche Herausforderungen hast du dabei?

Antworte mir in den Kommentaren unter diesem Beitrag.

Die Grafiken werden freundlich zur Verfügung gestellt von www.rhc.de auf slideschare.net.

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2 Kommentare Schreibe einen Kommentar

  1. Hallo Sebastian,

    Danke für deinen Kommentar.
    Ich bin wirklich froh, dass happyhotel.io eine digitale Budgetierung an den Markt bringt. Ich erinnere mich noch an diese Zeiten, in denen ich leider vor unübersichtlichen Excellisten saß und alles händisch eintragen mußte.
    Deshalb hab ich mich sehr gefreut, als ich bei der Recherche auf euer Tool gestoßen bin.

    Grüße,
    Valerie

    Antworten

  2. Hi Valerie,

    super Artikel. Budgetierung ist ein echt spannendes und wichtiges Thema in der Hotellerie. Von großen Konzernen und Kettenhotels natürlich schon lange eingesetzt gibt es gerade oftmals in der Privathotellerie noch Nachholbedarf.
    Auch die über die Jahre sehr komplex gewordenen Excel Tabellen sind oft eine große Hürde. Mit happyhotel.io wollen wir die Budgetierung und Kalkulation digitalisieren und vereinfachen. Danke für den Link😉

    Antworten

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