Finance & Controlling
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Die ausgewiesene Umsatzsteuer … oder auf der Suche nach der Nadel im Heuhaufen

Die Mehrwertsteuer in der MICE-Branche

Vor wenigen Tagen habe ich mit Valerie intensiv über die Wünsche eines Eventmanagers an Hotels oder Locations diskutiert. Ein Diskussionspunkt war mein Wunsch nach einer klar und deutlich ausgewiesene Umsatzsteuer. Es scheint “üblich und normal”, dass die Umsatzsteuer bereits in (d)einem Location-Angebot inkludiert ist. Doch das ist nicht immer so. Manche Locations, manche Hotels, manche Dienstleister senden mir ein Angebot mit Nettopreisen.

Ausserdem ist mir bewusst, dass manche Leistungen mit 7 andere mit 19 Prozent Umsatzsteuer zu versehen sind. Welche Leistung aus deinem Hause wie besteuert wird, weisst du am besten. Ich brauche diese Information von dir, damit ich richtig kalkulieren und abrechnen kann. Ich wünsche mir, dass du verstehst, warum ich so kleinkariert in Sachen Umsatzsteuer bin.

Und das kommt so:

Ein ganz normales Event – die Ausgangslage

Stell dir eine mittelgrosse Tagung vor.

Beispielsweise eine dreitägige Veranstaltung mit:

  • 1.500 Teilnehmern,
  • 100 Sponsoren und Ausstellern,
  • 120 Referenten,
  • zwei externen Abendveranstaltungen,
  • 500 über deine Agentur verkauften Hotelzimmern,
  • kulinarische Rund-um-Verpflegung für die Teilnehmer,
  • 10 Tagungsräumen,
  • bestellter Zusatztechnik für Beschallung,
  • Ton plus Livestream deiner Keynotesessions.

Natürlich habe ich auch:

  • diverse Printmaterialien produziert,
  • eine Website und Newsletter aufgesetzt,
  • Social-Media-Postings durch einen freien Mitarbeiter erstellen lassen,
  • einen Fotografen bestellt,
  • für Begleitpersonen drei Side-Events angeboten
  • und vieles andere mehr.

Ganz oben drauf kommt ein Organisator. Manchmal ist es die Agentur. Manchmal ist der Organisator zugleich der Veranstalter, wie beispielsweise bei Corporate Events. Manchmal gibt es zusätzlich zum Organisator einen Auftraggeber, beispielsweise eine medizinisch-wissenschaftliche Gesellschaft oder ein gemeinnütziger Verein.

Jeder will etwas – doch alle etwas anderes

All die eben genannten Puzzleteile sind Bestandteil (m)eines Events. Es ist unser gemeinsamer Job, diese so anzuordnen, dass alle Beteiligten begeistert sind. Zu den Beteiligten gehören auch die, die klare finanzielle Ziele mit dem Event verfolgen. Konzentrieren wir uns auf den Organisator und den Veranstalter und deren Finanzziele:

  • Event- oder Kongressagenturen veranstalten Meetings, Incentives, Kongresse und Events, um damit Geld zu verdienen. Am Ende des Tages, also nach Abzug aller Ausgaben von den Einnahmen, muss für sie ein Gewinn übrigbleiben.
  • Anders sieht es bei “klassischen” Unternehmen aus, denn Corporate Events sind in der Regel in Kommunikationstool innerhalb ihres Marketing-Mixes. Sie müssen mit ihren Kernleistungen Gewinne verdienen, nicht mit dem Event. Doch auch hier gilt es, den zuvor gesetzten Budgetrahmen einzuhalten.
  • Vereine, Verbände, medizinisch-wissenschaftliche Gesellschaften führen ebenfalls Tagungen und Kongresse mit finanziellen Zielen durch. Diese Events sind für sie neben den Einnahmen aus Mitgliedsbeiträgen eine wichtige Einnahmequelle. Doch müssen sie immer den Spagat aus “Gemeinnützigkeit wahren” (statt Gewinnabsichten verfolgen) und “Einnahmen sichern” meistern.
Wer die finanziellen Ziele von #Event Veranstaltern kennt, versteht auch Budgets, Angebote und Abrechnungen besser. #mice #finanzmanagement Klick um zu Tweeten

Vergessene oder versteckte Kosten

Frage ich dich als Location oder Hotel nach einem Angebot, bin ich häufig selbst erst dabei die Grobkalkulation für ein Event zu erstellen. Oft ist noch nicht einmal klar, ob ich als Agentur den Zuschlag von meinem Auftraggeber erhalte. Die erste Kalkulation dient eben als Grundlage für die interne Entscheidung (“machen oder nicht”) und für das externe Angebot an meinen potenziellen Auftraggeber.

In diese Kalkulation fliessen alle Leistungen ein, die

  • der potenzielle Kunde angefragt hat
  • die nicht genannt wurden, jedoch bei jeder Veranstaltung erfüllt sein müssen
  • die nicht genannt wurden, ich jedoch schon ziemlich gut erahnen kann
  • sowie ein “Puffer für Unvorhergesehenes”.

Je präziser jede einzelne Position kalkuliert ist, desto besser sind meine Entscheidungs- und Angebotsgrundlagen. Habe ich Leistungen “zu teuer eingekauft”, erhält den Zuschlag von vornherein jemand anderes. Habe ich “zu billig eingekauft”, hab ich vielleicht etwas vergessen. Freigaben für zusätzliche Budgetpositionen sind im laufenden Event-Prozess kaum realisierbar (es sei denn man baut einen Flughafen…). Das gilt auch für die “vergessene” Umsatzsteuer. Schauen wir uns die doch einmal genauer an.

Zusätzliche Budgetposten für Events lassen sich kaum nachträglich verhandeln. Kalkuliere daher so genau und kleinkariert wie nur denkbar. #mice #eventprofs #hotellerie #locations Klick um zu Tweeten

Das Märchen vom durchlaufenden Posten

In den allermeisten Fällen gilt: Umsatzsteuern sind durchlaufende Posten. Letztendlich zahlt sie der Endverbraucher.

Umsatzsteuer und Vorsteuer

Umsatzsteuer und Vorsteuer

Ganz genau, in den allermeisten Fällen. Jedoch nicht immer!

  • Wer Kleinstunternehmer ist, führt beispielsweise keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab.  
Er muss diesen Sachverhalt trotzdem klar ausweisen „Gemäss § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“.
    Die Folge: Wer keine Umsatzsteuer zahlt, kann sich auch keine Vorsteuer erstatten lassen. Für den sind diese Beträge ganz klar Kosten. So wie bei den Endverbrauchern auch. Was auf dem Kassenbeleg steht, muss er zahlen. Niemand erstattet oder schenkt ihm hier Umsatzsteuer auch kein Möbel- oder Elektronikgeschäft zu Jahresbeginn ;).
  • Vereine können ihre Tätigkeit in vier Bereiche aufgeteilt haben: ideeller Bereich, Zweckbetrieb, Vermögensverwaltung und wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. 
Der ideelle Bereich, also der Kern des Vereins, wird als nichtunternehmerischer Bereich angesehen und ist daher von der Umsatzsteuerpflicht ausgenommen. Auch hier gilt: Wer keine Umsatzsteuer zahlt, kann sich keine Vorsteuer erstatten lassen.

Was hat das mit (m)einem Event zu tun?

Fallen z. B. Teile (m)eines Events in den ideellen Bereich des veranstaltenden Vereins, sind alle Umsatzsteuerbeträge zugleich auch Kosten. Ob also eine Leistung eines Hotels, eines Dienstleisters, eines freien Grafikers, eines Fotografen, einer Location etc. null, sieben oder 19 Prozent Umsatzsteuer enthalten, kann einen grossen Kostenunterschied für den Verein bedeuten. 

Mir ist bewusst, dass jeder Verein (oder auch jede extra deshalb gegründete Service-GmbH), jede Gesellschaft, jeder Verband je nach Satzung und Vorgaben ihres Steuerberaters und Finanzamtes diese steuerrechtlichen Fragen unterschiedlich bewertet und regelt. Hier hilft nur der Gang zu einem Experten. Weit vor Kalkulationsbeginn, weit vor Vertragsunterschrift! Die Deutsche Gesellschaft für Verbandsmanagement vermittelt Experten und bietet zahlreiche Seminare zu diesem Thema.

Umsatzsteuern können Events verteuern. Weise sie daher klar und deutlich in Angeboten und Rechnungen aus. #mice #hotellerie #dienstleister #finanzen Klick um zu Tweeten

Will eine Agentur, die im Auftrag eines gemeinnützigen Veranstalters agiert, diese steuerrechtlichen Fragen für sich einfacher lösen, bleibt

  1. der Gang zum Steuerberater
  2. oder die Übernahme des wirtschaftlichen Risikos der Veranstaltung.

Ist die Agentur nun vollständig der Veranstalter des Events, unterliegen alle Umsätze der Umsatzsteuer. Das macht den Vorsteuerabzug leichter. Dafür übernimmt sie jedoch das volle finanzielle Risiko  allerdings auch die gleichnamigen Chancen. Wie der gemeinnützige Veranstalter ebenfalls monetär von der Veranstaltung profitiert, muss im Innenverhältnis der Beiden geklärt werden.

Nach dem Event: Die Nadel im Heuhaufen suchen

Hat ein Eventmanager gut kalkuliert und organisiert, steht “nur noch” die Abrechnung der Veranstaltung an. Denken wir noch einmal an die oben genannte mittelgrosse Tagung. Sobald die vorbei ist, treffen unzählige Rechnungen beim Eventmanager ein. Manche im Original, manche in Kopie, manche aus dem Inland, manche aus dem Ausland, manche mit ausgewiesenen Steuerbeträgen, manche ohne, manche sind höher als vereinbart, manche haben Formfehler  jedoch alle wollen gleich bezahlt werden.

So könnte der Stapel der Einzelbelege aussehen:

Der Stapel aller MICE Rechnungen

Der Stapel aller MICE Rechnungen

All diese Rechnungen prüfe ich. Übertrage sie in die Abrechnung – mit ihrem Nettobetrag, mit dem Steuerbetrag und -satz und dem Bruttobetrag.

Jede einzelne:

  • auch die ÖPNV-Tickets von Referenten (wie viel Steuern sind eigentlich auf einem U-Bahnticket?),
  • auch die Portoausgaben (wie viel Steuern beinhalten eigentlich Briefmarken? Und warum steht das nicht einmal in Deutschland drauf ? 😉 ),
  • auch fast unlesbare Taxi- oder Bewirtungsbelege
  • ebenso wie Blumensträusse.

Eine Freigabe der Rechnung gibt es von mir erst, wenn die Rechnung allen zuvor vereinbarten Punkten entspricht und ich alle Steuersätze und -beträge gefunden habe. Je länger ich “die Nadel im Heuhaufen suchen muss”, desto länger wartest du auf dein Geld.

Ich hoffe, dir ist nun deutlich geworden, wie sehr du mir das Leben erleichtern kannst, wenn du die Umsatzsteuer schon in deinem Angebot und erst recht bei deiner Abrechnung so klar wie nur möglich ausweist. Für jede Angebotsposition, für jeden einzelnen Rechnungsbetrag, für jeden einzelnen Beleg.

Hier daher meine Bitte an alle, die #MICE-Rechnungen schreiben: Weist klar und deutlich die Umsatzsteuer aus. Für jede Angebotsposition, für jeden einzelnen Rechnungsbetrag, für jeden einzelnen Beleg. #Zusammenarbeit #eventprofs… Klick um zu Tweeten
Woran liegt es, das die Umsatzsteuer nicht bereits im Angebot übersichtlich ausgewiesen wird?

Oder ist das was Katrin fordert zu kleinlich? Schliesslich könnte sie sich selbst die Steuer ausrechnen, oder? 😉

Schreib es deine Meinung in die Kommentare!

Über die Autorin: Katrin Taepke, MBA, CMP

Eventprofi mit Leidenschaft für Digitalisierung und interaktive Eventformate

Ich bin eine engagierte Persönlichkeit mit Organisationstalent, unternehmerischem Denken und Leidenschaft für B2B-Veranstaltungen. Kunden und Kollegen schätzen meine umfangreichen Erfahrungen im Veranstaltungsmanagement: Budgets, Marketing, Social Media,Verhandlungen, Kommunikation. Mein berufsbegleitendes MBA-Studium mit dem Schwerpunkt Entrepreneurship spiegelt meine Interessen in den Bereichen Business Development,  Digitalisierung sowie mein unternehmerisches Know-how wider. In meiner aktuellen Position bin ich bei der IHK als Leiterin Referat Aussenwirtschaftsveranstaltungen und darüber hinaus als Geschäftsführerin eines bayerischen Industrie- und Handelskammer-Gremiums tätig. Ausserdem engagiere ich mich in der und für die MICE-Branche.

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