MICE Management
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MICE connections 2017 – ein persönlicher Lern- und Erfahrungsbericht

World Cafe - ein neues Tagungsformat

Neue Veranstaltungsformate kommen auf den Markt. Katrin konnte letzte Woche auf der MICE connections 2017 eines ausprobieren und berichtet in ihrem Gastartikel von ihren Erfahrungen.

Kennst du solche Formate und bietest sie auch in deinem Hotel an? Oder welche Formate gibt es noch? Hinterlass gern ein Kommentar unter diesem Beitrag und uns an deinem Wissen teilhaben.

Unter dem Motto “Abwechslung statt Eintönigkeit – Mut zu Neuem im digitalen Zeitalter” fand die diesjährige MICE connections am 28. September 2017 am Düsseldorfer Flughafen statt.

Der Anspruch des Veranstalters lautete “praxisnah und mit vielen spannenden Interaktionen soll Mut auf neues Denken gemacht werden – massgeschneidert für Veranstaltungsplaner, Branchenexperten sowie Tagungshotels, MICE Locations und MICE Dienstleister.”

Du kennst sie bestimmt auch, diese Veranstaltungen, die stets nach dem gleichen Schema F ablaufen:
Check in, Begrüßung, Begrüßungsworte, (frontale) Vorträge im Plenum und als Workshop getarnte Formate mit weniger Teilnehmern.
Langeweile ist schnell vorprogrammiert, aktive und wache Teilnahme spätestens nach der Mittagspause passé.

Das World Café als neues Format

Wie es Veranstaltungsplaner gelingen kann, Teilnehmer zu begeistern und sie gleichzeitig zum „Mitmachen“ zu bewegen, das konnten die anwesenden Meetingplaner hier gleich einmal live erfahren und ausprobieren.

In nur 45 Minuten zeigte uns Doreen Biskup, Geschäftsführerin der MICE ACADEMY, warum und vor allem wie Partizipative Formate funktionieren und wie wir beispielsweise ein World Café in der Praxis umsetzen können.

Zutaten für ein World Café

Man nehme:

  • mindestens 45 Minuten Zeit,
  • einen Raum mit runden Tischen oder Tischblöcken, so dass 4 bis 6 Teilnehmer daran Platz finden und eine Gruppe bilden
  • beschreibbare „Papiertischdecken“, z. B. Flipchart-Papier,
  • Stifte
  • ein Kennzeichen, z. B. “M” für den Tisch-Moderatoren oder auch Tisch-Gastgeber genannt
  • einen Moderatoren für die gesamte Gruppe

Zu Beginn des World Cafés stellte Frau Biskup das übergeordnete Thema dieser Session vor:

“Partizipative Veranstaltungsformate – welches sind die aus Ihrer Sicht größten Hürden solcher Formate?”

Sie erläuterte den Ablauf dieses Formates und achtete auf eine ausgewogene Verteilung der Personen an den Tischen und beantwortete Teilnehmerfragen, z. B. “Warum macht man solche World Cafés?”.

Damit wir den Nutzen dieser interaktiven Formate gleich einmal selbst erfahren können, ging es auch gleich los:

  1. Wir legten in den Gruppen fest, wer der “Tisch-Gastgeber” sein möchte. Diese Person bleibt als Einzige nach jeder Diskussionsrunde von z. B. 15 Minuten am Tisch sitzen, begrüßt die neuen Gäste, resümiert die vorhergehenden Erkenntnisse und Diskussionen, sorgt dafür, dass die Erkenntnisse aus den unterschiedlichen Diskussionsrunden miteinander verknüpft werden und bringt die Diskussion erneut in Gang.
  2. Wir bestimmten, welche Fragen wir an unseren Tischen besprechen wollen. Das machte jede Kleingruppe an einem Tisch unter sich aus und verkündete dann das Thema an der für alle Teilnehmer sichtbaren und zentralen Pinnwand.
  3. Die Moderatorin clusterte die Themen und verteilte drei Fragen auf die anwesenden – ich glaube, es waren zehn – Gruppen.
  4. Jede Gruppe hatte nun ein Unterthema, zu dem sie diskutieren konnte.
Wir diskutierten lebhaft zu folgenden Fragen:
- welche Themen und Inhalte eignen sich überhaupt für interaktive, partizipative Veranstaltungsformate?
- wie schaffe ich es als Veranstalter die Skepsis gegenüber solchen Formaten abzubauen und die Teilnehmer zum Mitmachen zu bewegen?
Unsere spontanen Gedanken hielten wir auf dem Flipchart-Papier fest.
  5. Nach wenigen Minuten forderte uns die Moderatorin zum Tischwechsel auf. Der neue Gastgeber begrüßte uns und stellte die Ergebnisse der vorangegangenen Gruppe vor. Es schien zunächst, als sei bisher alles gesagt worden. Doch schnell kamen wir in dieser neuen Gruppe auf noch weitere Gedanken und Ergebnisse und ergänzten dieses Flipchart.
  6. Nochmals wanderten wir einen Tisch weiter und diskutierten die dort entstandenen Gedanken weiter.
  7. Die Moderatorin bat uns nun, drei zentrale Ergebnisse unseres aktuell vor uns liegenden Flipchart-Papiers auszuwählen und auf Moderationskarten an die zentrale Pinnwand anzubringen. Da die Zeit drängte (45 Minuten Gesamtzeit sind wirklich äußerst sportlich, plane lieber mehr Zeit ein, wenn Du kannst), konnten noch zwei der zehn Gruppen ihre Moderationskarten vorstellen und etwas genauer kommentieren.
  8. Frau Biskup schloss das World-Café und resümierte die Ergebnisse. Zu unseren zentralen Erkenntnissen zählten:
Interaktive Veranstaltungsformate eignen sich besonders, wenn neue Erkenntnisse gewonnen werden sollen, wenn das Ergebnis offen ist, wenn Pro- und Contra-Diskussionen erwünscht sind und wenn der echte Meinungsaustausch im Vordergrund steht. Damit das gelingt, brauchen die Teilnehmer eine einladende Atmosphäre und eine Begleitung durch einen Moderatoren, der den Ablauf erklärt und unterstützt. Sie sollten schon im Vorfeld neugierig auf das neue Format gemacht werden. Je mehr Menschen sich in ein Thema einbringen können und wollen, desto eher eignen sich interaktive Formate.

Persönliches Fazit

Die Zeit verging im Flug.

Ich habe mit unheimlich vielen bis dato unbekannten Menschen gesprochen.
Ich konnte mich aktiv einbringen und so auch mein eigenes Wissen teilen.
Ich war die ganze Zeit mit allen Sinnen beim Kernthema.

Dadurch, dass ich dieses Format selbst ausprobieren durfte, werde ich es wohl zu 90% behalten.

Lerntypen 10% wenn wir lesen und 90% wenn wir es selbst tun

Und nun zu dir:  Welche Erfahrungen hast du mit interaktiven Eventformaten gemacht?

Hast du schon welche ausprobiert? Was sagen deine Teilnehmer dazu?

Für welche Veranstaltung könntest du solch ein World Café einmal ausprobieren?

Über die Autorin

Katrin Taepke hat an der DHBW Ravensburg Messewirtschaft studiert, erfolgreich die Prüfung zum international anerkannten „Certified Meeting Professional“ absolviert sowie von 2011 bis 2013 ein berufsbegleitendes MBA-Studium an der Hochschule für Wirtschaft und Recht (Berlin) mit dem Schwerpunkt „Entrepreneurship“ (innovative Geschäftsmodelle in KMU) absolviert. Seit 2003 plant, budgetiert und organisiert sie federführend in verschiedenen leitenden Positionen Personal- und Bildungsfachmessen sowie Wirtschafts- und wissenschaftliche Tagungen mit bis zu 10.000 Teilnehmer/innen.

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