Digitalisierung, MICE Management
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Meetings & Seminare in Hotels – was bringt die Zukunft?

MICE im Hotel: Was bringt die Zukunft in der MICE Branche? Wie tagen Teilnehmer morgen?

Frontalbeschallung und durchgetaktete Veranstaltungen sind out. Das ist sicher! Heute gehören Barcamps, Pecha Kucha oder Speed Geeking zu den Veranstaltungsformaten die gewünscht sind.

Warum?

Die Teilnehmer einer Tagung wollen interaktiv mitgestalten.

Warum das so ist und wie du deinen MICE-Bereich an diese geänderten Anforderungen anpassen kannst, erfährst du in diesem Gastbeitrag von Matthias Schultze vom German Convention Bureau.

Viel Spass!

Der Wissenserwerb verändert sich

Das Wissen unserer Welt verdoppelt sich innerhalb weniger Jahre – und nahezu jeder Mensch erweitert im Lauf seines Berufslebens sein Wissen immer wieder aufs Neue. Meetings, Seminare, Schulungen, Workshops und andere Veranstaltungen tragen nicht nur in grossen Kongresshäusern zu einem dynamischen Wachstum bei, sondern auch in der Hotellerie.

Auch der Wissenserwerb verändert sich. Wissen wird künftig in anderer Form vermittelt: interaktiver, kollaborativer, mobiler und erlebnisorientierter. Willst du dein Hotel für den Wandel fit machen für die Zukunft, dann heisst das für dich, die künftigen Meeting-Trends zu erkennen und neue Wege einzuschlagen.

#Meetings, #Seminare, #Workshops in #Hotels werden interaktiv, kollaborativ, mobil und erlebnisorientiert. Für die #Hotellerie heisst das: jetzt neue Wege gehen! #futuremeetings www.future-meeting-space.de via @GCB_Deutschland… Klick um zu Tweeten

Wie diese Wege aussehen, hat der Innovationsverbund „Future Meeting Space“ erforscht. Beim German Convention Bureau haben wir 2015 dieses Projekt gestartet, gemeinsam mit unseren Partnern Fraunhofer IAO und Europäischer Verbund der Veranstaltungs-Centren (EVVC). Die ersten Ergebnisse über den Wandel bei Veranstaltungen liegen inzwischen vor.

Was erwarten Teilnehmer künftig?

Mit der digitalen Vernetzung und der Verbreitung von Smartphones und Tablets wird Mobilität eine Selbstverständlichkeit; künftig können Teilnehmer unabhängig vom Standort an Veranstaltungen dabei sein.

Sie können sich auch über die Distanz einbringen, können aktiv mitmachen und mitbestimmen, beispielsweise indem sie Fragen einbringen oder an Umfragen teilnehmen. Die Digitalisierung ermöglicht wiederum den Organisatoren, das Teilnehmerverhalten zu analysieren und Veranstaltungsformate an Teilnehmerwünsche anzupassen.

Digitalisierung von Veranstaltungen

Auch andere Veranstaltungselemente werden digital: Studien, Vorträge und andere Informationen sollten künftig online verfügbar sein. So können Teilnehmer direkt darauf zugreifen, dem Vortrag besser folgen und um eigene Anmerkungen ergänzen.

Die Digitalisierung ermöglicht ebenso eine Zusammenarbeit untereinander. Der Austausch und die Interaktion zwischen den Teilnehmern gewinnen an Bedeutung. Neue Technologien sorgen für neue Formen der Interaktion. Beispielsweise können Hologramme von Referenten oder die Holografie von grossen und nur schwer transportierbaren Gegenständen eine Nicht-Anwesenheit visuell kompensieren.

Neue Technologien

Eine Plattform wie Bluescape schafft die Möglichkeit, mehrere Referenten an verschiedenen Standorten gemeinsam ein Thema präsentieren zu lassen. Grosses Potenzial haben zudem interaktive Technologien, mit denen Teilnehmer auch über Distanzen hinweg gemeinsam an Dokumenten arbeiten können.

An Bedeutung gewinnen wird auch Tangible Media, eine physische 3D-Präsentation, die es ermöglicht, reale Bewegungen eines Referenten physisch zu übertragen. Auch hiermit lassen sich Präsenz und Interaktionsmöglichkeiten innovativ gestalten. Weitere Details finden sich in der Publikation des Forschungsinstituts am MIT.

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Netzwerke knüpfen

Wissen wächst durch den Austausch, durch Informationen, durch Netzwerke. Für die Hotellerie eignen sich dafür zwei Wege: Zum einen können Hotels wie deines relevante Social-Media-Plattformen wie Facebook oder Twitter nutzen, um über Trends oder Veranstaltungen zu informieren, Meinungen einzuholen und sich mit Interessenten auszutauschen.

Zum anderen helfen digitale „Matchmaking“-Apps deinen Besuchern und Teilnehmern vor oder während der Veranstaltung sich mit Teilnehmern auszutauschen, die ähnliche Präferenzen und Interessen hinterlegt haben.

Neue Veranstaltungsformen für die Wissensvermittlung

Nicht nur der Rahmen einer wissensvermittelnden Veranstaltung wird sich verändern, auch Inhalte und Form entwickeln sich weiter. Das Projekt Future Meeting Space hat sechs mögliche Ausprägungen oder Szenarien identifiziert:

Interaktives Forum

Eine Veranstaltung mit 50 bis 200 Teilnehmern beginnt mit einem gemeinsamen frontalen Vortrag. In diesem Schritt nehmen alle Teilnehmer grundlegendes Wissen zunächst in passiver Form auf.

Anschliessend werden einzelne Themen in Kleingruppen bearbeitet. Die Teilnehmer können sich im nächsten Schritt selbst intensiv mit diesen Themen auseinandersetzen, die Inhalte analysieren und interpretieren. Wissen lässt sich auf diese Weise nicht nur erweitern, sondern zugleich auch vertiefen.

Räumlich verteilter Kongress

An mehreren Standorten finden gleichzeitig und gleichberechtigt mehrere regionale Veranstaltungen mit maximal 50 Teilnehmern statt. Für die Vortragenden reduzieren sich Zeit und Kosten für die Reise, was dazu beiträgt, gefragte Experten leichter gewinnen zu können.

Die Ergebnisse aus den regionalen Veranstaltungen werden übertragen, um den Austausch auch zwischen den regionalen Arbeitsgruppen zu gewährleisten. Dieses Szenario punktet vor allem durch die Zeiteffizienz, kann aber auch Vorteile ziehen aus der Erlebniskreation.

Co-Working-Kongress

Diese Veranstaltung erstreckt sich über mehrere Tage. Sie gewährt damit den Teilnehmern genug Raum und Zeit, um neben den berufsbezogenen Aufgaben auch andere Teilnehmer bei der Zusammenarbeit kennenzulernen und Netzwerkpflege zu betreiben. In punkto Wissensvermittlung kann jeder selbst entscheiden, in welcher Form und in welchem Umfang neues Wissen erworben wird.

Analoger Kongress

Diese analoge Veranstaltung findet mit maximal 50 Teilnehmern an einem abgeschiedenen Ort statt, und das ganz bewusst, um sich auf die Inhalte zu fokussieren. Durch den Verzicht auf digitale Medien und Endgeräte werden die Teilnehmer weniger abgelenkt, es fällt ihnen leichter, sich auf die Inhalte zu konzentrieren. Dieses Szenario erhält seinen Reiz aus dem Erlebnis der Wissensarbeit durch erhöhte Aufmerksamkeit und Entschleunigung.

Hybride Veranstaltung

Eine reale Veranstaltung wird zusätzlich in einen virtuellen Raum verlagert. Die Teilnehmer können sowohl physisch als auch digital anwesend sein und werden damit unabhängig von geografischen oder zeitlichen Einschränkungen. Ein solches zeiteffiziente Szenario mit seinen nutzerabhängigen Möglichkeiten dürfte für eine erhöhte Motivation und Konzentration sorgen.

Virtual goes real

Eine Gemeinschaft aus Teilnehmern, die sich bislang nur über das Internet oder Social-Media-Plattformen ausgetauscht hat, trifft sich in der realen Welt. Dieses Format ermöglicht eine persönliche Interaktion, der Austausch findet auf einer persönlicheren Ebene als bisher statt. Oftmals ergeben sich durch den persönlichen Austausch neue Aspekte, die vorher nicht zutage traten. Dieses Szenario besticht durch Interaktionselemente und Erlebniswerte.

Neue Technologien sorgen für neuen Formen der Interaktion

Der Future Meeting Room: Anforderungen an die Ausstattung

Die Veranstaltungsformate sind jedoch nur die eine Seite der Medaille. Die andere Seite sind die Anforderungen eines Future Meeting Rooms an Räumlichkeiten bzw. Infrastruktur vor Ort. Was müssen Hoteliers wie du bereitstellen? Wie lassen sich Konzentration und Motivation stärken? Worauf müsst Ihr bei der Technik achten?

Für das Szenario „Interaktives Forum“ mit seinen unterschiedlichen Ausprägungen hat das Projekt Future Meeting Space zum Beispiel folgende Kriterien definiert:

Organisation

Ein interaktives Forum geht in der Regel über zwei Tage. Nach einem Impulsvortrag teilen sich die maximal 150 Teilnehmer in Kleingruppen auf. Dort diskutieren sie jeweils einen Themenschwerpunkt und entwickeln Lösungsvorschläge. Die Abläufe sollten flexibel sein, so dass sich Änderungen auch kurzfristig durchführen lassen.

Infrastruktur

Der Veranstaltungsort sollte über eine gute Verkehrsanbindung verfügen und zentral liegen, damit er für die Teilnehmer gut erreichbar ist.

Räume

Das Interaktive Forum benötigt für den Vortrag oder eine Vortragsreihe vor dem Plenum einen Hauptraum mit mindestens 250 qm sowie eine Deckenhöhe von 4 m und eine modulare Bühne. Dieser Raum sollte in drei Multi-Space-Räume zonierbar sein.

Für die Gruppenarbeit werden sechs zusätzliche Multi-Space-Räume benötigt, idealerweise mit einem Küchenblock, um zwischendurch Getränke oder einen kleinen Imbiss einnehmen zu können. Ein kulinarisches Angebot gibt es auch im Foyer, das zudem als Vernetzungszone dient.

Ausserdem gehört zu dieser Veranstaltung noch eine leicht zugängliche Lagerfläche mit bereitstehendem Mobiliar (z.B. Stühle, Hocker, Sessel, Sitzsäcke, Sofas etc.), damit die Teilnehmer ihren Arbeitsraum ganz flexibel so einrichten können, wie es ihren Bedürfnissen entspricht.

Hilfreich sind automatisierte Systeme für Beleuchtung, Belüftung und Klimatisierung, um die Konzentration und Motivation der Teilnehmer zu unterstützen.

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Technik

In allen Räumen sollten Internet-Netzwerk und Cloud-Zugang, IT-Toolbox, digitale Whiteboards und natürlich ausreichend Stromanschlüsse und Steckdosen zum Aufladen von Smartphones, Tablets oder Notebooks vorhanden sein.

Für den Hauptraum wird eine selbst projizierende Fläche mit einem Soundsystem benötigt. Für die Multi-Space-Flächen brauchen deine Teilnehmer interaktive Tische. Bei räumlich verteilten Veranstaltungen, die parallel an mehreren regionalen Standorten über die Bühne gehen, sind zusätzlich noch Interaktionstools zur standortübergreifenden Vernetzung und Kommunikation erforderlich. Für virtuelle Formate solltest du eventuell noch Tablets oder VR-Brillen einplanen.

Fazit

Die Zukunft von Meetings und Seminaren wird auch in Hotels digitaler werden. Innovative Formate entwickeln sich – die Teilnehmer erwarten künftig mobil verfügbare und interaktive Formen des Wissenserwerbs.

Wichtig für dich zu wissen: dabei geht es weniger um grosse Show-Effekte, denn die Interaktion untereinander wird im Vordergrund stehen, um in einer solchen emotional positiven Atmosphäre gemeinsam zu lernen.

Und nun zu dir!

Wie digital sind deine Veranstaltungen?

Bietest du Interaktion und Partizipation bereits an oder stehst du noch am Anfang und willst es einführen?

Schreib mir in die Kommentare!

Über den Autor: Matthias Schultze, Geschäftsführer GCB German Convention Bureau e.V.

Matthias Schultze ist Geschäftsführer des GCB German Convention Bureau e.V. Zuvor durchlief der Betriebswirt mehrere Stationen im Hotel- und Kongressmanagement, u.a. für Hilton International sowie als Geschäftsführer des World Conference Center Bonn, dem Kongresszentrum rund um den ehemaligen Plenarsaal des Deutschen Bundestages. Als Vizepräsident des EVVC und als Mitglied des Marketingausschusses des GCB engagiert er sich darüber hinaus im internationalen Verbandswesen und Destinationsmarketing.

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