Digitalisierung
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Interne Kommunikation mithilfe von digitalen Tools – Teil 3

Digitale Tools im Vergleich - Teil 3

Wie kommunizierst du mit deinen Gästen und Kunden?
Telefon, Email, Chatbot?

Und wie kommunizierst du mit deinem Team und Mitarbeitern? Post its, Übergabe in Word, Email an Verteiler X mit CC und BCC?

Dafür gibt es ein paar Tools und ich möchte heute über zwei detaillierter sprechen.

Denn darum geht es in meiner Artikelserie: Digitale Tools für die Hotellerie. Und in diesem Artikel soll es um ein Tool gehen, dass die interne Kommunikation erleichtert.

Welches Ziel verfolgst du mit dem Tool?

Bevor du ein Kommunikations-Tool in deinem Betrieb einsetzt, solltest du folgende Fragen beantworten können:

  • Brauche ich ein Kommunikations-Tool? Wenn ja, warum?

Du möchtest zum Beispiel, dass die Übergaben nicht mehr auf Listen, Zetteln oder Post-its stehen. Viele Informationen sind dadurch schon verloren gegangen und das Ergebnis waren unerledigte Aufgaben oder noch schlimmer: unzufriedene Kunden.

Aufgaben wurden doppelt erledigt und haben deshalb unnötig Zeit gekostet.

Die Kommunikation im Team ist mittelmässig bis nicht vorhanden.

Der Klassiker: die rechte Hand weiss nicht was die linke tut.

  • Was will ich mit damit erreichen?

Du willst damit die Kommunikation im Team fördern und verbessern.

Eine gute Kommunikation verbessert das Arbeitsklima, fördert den Teamgeist und deine Mitarbeiter werden zufriedener und kreativer.

  • Wo will ich es einsetzen?

Überall dort wo Kommunikation stattfindet.

Rezeption – Housekeeping – Rezeption
Rezeption – Reservierung – Rezeption
Küche – Service – Küche
Convention Sales – Bankett – Convention Sales
Service – Convention Sales – Service
Housekeeping – Reservierung – Housekeeping
Housekeeping – Convention Sales – Housekeeping
Convention Sales – Technik – Convention Sales

Gast – Rezeption – Gast

Interne Kommunikation mit digitalen Tools unterstützen

Eigene Darstellung: Interne Kommunikation im Hotel – Der Gast im Mittelpunkt

  • Wie will ich es einsetzen?

Als Übergabe innerhalb eines Teams und seinen Schichten
Abteilungsübergreifend zum Beispiel im Bereich Technik und Housekeeping
Informationsweitergabe an ein bestimmtes Team, z.B. Guest Relation

  • Wer soll es verwenden?

Alle Mitarbeiter im Hotel: Hotelmanager, Abteilungsleiter, Supervisor, Schichtführer, Servicemitarbeiter, Rezeptionsmitarbeiter, Guest Relation, Küchenchef/ Küche, Bankett, Convention Sales usw.

Vermutest du schon worauf ich hinaus will?

Richtig! Wenn du ein Tool einführen willst, das überwiegend eine Gruppe, dich ausgeschlossen, verwenden soll, dann musst du diese Gruppe mit ins Boot holen!

Es bringt wenig und diese Erfahrung musste ich schon oft machen, wenn irgendein Bürofuzzi etwas entscheidet und einführt und selbst nicht damit arbeitet.

Der Einsatz von #digitalen #Tools für die #interne #Kommunikation braucht ein #Ziel Klick um zu Tweeten

Hotelkit – die Kommunikationslösung für Hotels

Ja, ich schreibe DIE Lösung, denn es gibt keine andere. Zumindest keine die sich ausschliesslich auf Team-Kommunikation im Hotel spezialisiert.

Und so beschreibt Hotelkit selbst die Lösung:

Die Hotel Operations & Communications Software digitalisiert interne Abläufe und Prozesse im Hotel.

Im Jahr 2012 von Marius Donhauser für den eigenen Familienbetrieb (Der Salzburger Hof | Salzburg Stadt) entwickelt, arbeiten bereits über 400 Hotels aller Kategorie und Größe täglich damit.

Die Mitarbeiter Software unterstützt Hotels dabei, die interne Kommunikation zu optimieren und vernetzt alle Abteilungen und Mitarbeiter mittels PC, Tablet oder Smartphone.

Mithilfe von Hotelkit kann das Hotel-Wissen transparent und nachhaltig dokumentiert werden und tägliche Aufgaben, Checklisten sowie Reparaturen effizient abgearbeitet werden.

Für Ketten- oder Gruppenhotels wird die Multi-Property-Lösung angeboten um die Kommunikation über mehrere Ebene hinweg zu ermöglichen.“ Hotelkit

Ich hatte die Gelegenheit Hotelkit in der Benutzeroberfläche anzusehen und ich bin begeistert!

Es ist übersichtlich gestaltet, benutzerfreundlich und intuitiv bedienbar.

Aus diesem Grund verspricht Hotelkit folgende Vorteile:

  • effiziente und transparente Kommunikation
  • nachhaltiges Wissens- und Qualitätsmanagement
  • gesteigerte Produktivität
  • modernes Zusammenarbeiten

Besonders charmant: Marius Donhauser ist selbst Hotelier und hat es für den Eigenbedarf entwickelt. Mittlerweile nutzen es 400 Hotels.

Genial!

Die geöffnete Desktop Anwendung von Hotelkit auf einem PC an der Rezeption

Bildquelle: Freundlich zur Verfügung gestellt von Hotelkit – www.hotelkit.net

#Transparenz in der #internen #Kommunikation im Hotel verbessert das #Teamwork Klick um zu Tweeten

Der Anwendungsbereich von Hotelkit

Das Menü ist gut strukturiert und übersichtlich dargestellt.

Es gibt folgende Menüpunkte:

  • Übergaben
  • News
  • Ideen
  • Handbuch
  • Aufgaben
  • Kalender
  • Reparaturen
  • Gästewünsche

Darunter befindet sich das Aktivitätenprotokoll, das kannst du dir ähnlich wie das von Facebook vorstellen. Es ist sortiert nach Tagen bzw. heute, gestern, usw.

Übergaben

Vorbei die Zeit der Post-its und Zettelwirtschaft oder der Übergabe zu den Schichten in Word!

Und auch die Frage, ob und welche Aufgaben bereits erledigt wurden.

Du kannst festlegen, wer die Übergaben erhält. Über Hotelkit lassen sich einzelne Personen aufnehmen oder Abteilungen festlegen, die die Übergabe erhalten.

News

Neuigkeiten werden transparent kommuniziert und jeder Mitarbeiter hat Zugang zu Informationen.

„Ich wusste das nicht“ ist nicht mehr so leicht zu sagen.

Lesen muss es dein Mitarbeiter schon selbst, aber es ist auf einen Blick ersichtlich, wer die Informationen erhalten hat.

Ideen

In der Rubrik Ideen lassen sich diese bündeln und für alle zugänglich machen, erweitern oder bearbeiten.

Handbuch

Im Handbuch können Arbeitsabläufe festgelegt werden. So ist es für neue Mitarbeiter oder ungelernte Quereinsteiger einfacher sich einzuarbeiten.

Aufgaben

Mit diesem Reiten kannst du Aufgaben an Einzelpersonen oder Gruppen/Abteilungen weitergeben.

Es lässt sich nachvollziehen, wer die Aufgabe erhalten hat, geöffnet hat und ob sie erledigt ist oder nicht.

Ausserdem gibt es auch eine Erinnerungsfunktion, die gewährleistet, dass eine Aufgabe (oder mehrere) erledigt werden.

Kalender

Messen, Events, Geburtstage, Team-Meetings usw. im Team. Wie in jeder anderen Kalenderfunktion lassen sich wichtige Termine festhalten.

Reparaturen

Auch hier verschwindet die Zettelwirtschaft. Meldet der Gast einen Defekt im Zimmer, kann das über die Rezeption direkt unter dem Reiter Reparaturen eingegeben werden.

Auch beim Rundgang der Hausdamen ist das über ein Smartphone möglich.

So können Reparaturen schneller bearbeitet und behoben werden.

Gästewünsche

Hier können – wie sollte es auch anders sein – Gästewünsche eingetragen werden auf die das Housekeeping Zugriff hat.

Ein zweites Kissen für Herrn Müller. Zimmertemperatur auf 21,5 Grad für Herrn Meier. Immer frische Blumen für Frau Blume oder eine extra Steckdosenleiste für Frau Schmidt.

Hotelkit Anwendung geöffnet auf einem Tablet

Bildquelle: Freundlich zur Verfügung gestellt von Hotelkit

#Digitalisiere deine #interne #Kommunikation und werde effizienter in deinem #Hotel Klick um zu Tweeten

Schnittstellen von Hotelkit

(Klicke das Kreuz, um die Beschreibung der Schnittstelle zu sehen.)

filosof
Customer Alliance
Code2order
Koolzone

Mit der Schnittstelle zu filosof können die Dienstpläne direkt an die Mitarbeiter versendet werden.

Gästebewertungen werden direkt in Hotelkit veröffentlicht und es kann sofort reagiert werden.

Code2order ermöglicht es Taxiruf, Weckruf oder Roomservice direkt in Hotelkit abzubilden.

Und Koolzone für Fehlermeldungen z.B. eines Kühlraums. Du kannst sofort reagieren.

Laut Homepage wird Hotelkit weitere Schnittstellen anbinden.

Facebook Messenger in Hotekit

Besonders toll fand ich die Möglichkeit über Hotelkit und dem Facebook Messenger mit den Gästen zu kommunizieren.

Hotelkit bindet die Konversation über die Facebook Fanpage und dem Gast ein. So hast du die Möglichkeit schon vor der Anreise mit dem Kunden über Hotelkit zu kommunizieren.

Wie kommt der Facebook Messenger in Hotelkit?

Die beiden Systeme sind mit einer API – Schnittstelle verbunden.

Zu Erinnerung:

API = Application Programming Interface und bedeutet soviel wie Anwendungs-Programmmierschnittstelle. APIs vereinheitlichen und strukturieren die Datenübergabe zwischen Programmen. Aus diesem Grund kann roompad mit deinem vorhandenen Hotelmanagementsystem verbunden werden.

Quelle: www.omkt.de

Vor der Anreise des Gastes die Kommunikationen die bereits im Vorhinein über die Fanpage mit dem Gast stattfinden werden in hotelkit synchronisiert. Somit können alle zuständigen Mitarbeiter die Gäste-anfragen beantworten und zeitgleich wird die Wartezeit des Kunden auf eine Rückmeldung verkürzt. *Während des Aufenthalts durch die Schnittstelle mit dem Facebook Messenger entsteht für den Gast ein zusätzlicher Kommunikationskanal im Hotel und Anfragen, oder Wünsche (Taxi-Bestellung, Weckruf, Zimmer-Service, …) können schnell und einfach mitgeteilt werden.Hotelkit

Hotelkit funktioniert auf dem Desktop, Tablet oder Smartphone.

Hotelkit Anwendung und Messenger geöffnet auf einem Smartphone

Bildquelle: Freundlich zur Verfügung gestellt von Hotelkit

Ein #Tool mit der Möglichkeit #extern mit deinen Gästen direkt in Kontakt zu treten! #digitale… Klick um zu Tweeten

Slack – ein Workspace für alle und alles

Slack ist ein Workspace, also Arbeitsplatz in dem alle miteinander zusammen arbeiten.

Dieser Workspace wird von einem „Inhaber“ erstellt, dieser lädt weitere Personen ein, die an einem Projekt teilnehmen sollen. Der Inhaber kann Administratoren festlegen, Mitglieder einladen oder einladen lassen.

  • ein Workspace-Inhaber: kann die Einstellungen kontrollieren, verwaltet Zahlungen und Rechnungsstellung, kann Dateien und Nachrichten aufbewahren.
  • Workspace-Administratoren: können Mitglieder einladen und verwalten, können Channels (dazu später mehr) erstellen und können bestimmte Wartungsfunktionen durchführen.
  • Mitglieder: haben Zugang zur Standardfunktion, können Channels beitreten, Dateien hochladen und andere mögliche Funktionen ausführen.
  •  Gäste: hierbei unterteilt Slack in Multi-Channel-Gast und regulärer Gast. Der Multi-Channel-Gast kann auf ausgewählte Channels zugreifen und Direktnachrichten versenden. Der reguläre Gast kann nur auf einen Channel zugreifen.
Herzlich Willkommen bei Slack! Ein Workspace für alle und alles

Startseite von Slack nach Eingabe der Email-Adresse.

Diese Module gibt es bei Slack:

  • Teams & Workspaces
  • Channels
  • Nachrichten
  • Suchfunktion
  • Benachrichtigungen
#Slack der #digitale #workspace für dein #team - clevere #Kommunikation im Team mit digitalen… Klick um zu Tweeten

Team & Workspaces

In Teams – oder im Hotel: Abteilungen – arbeitet zum Beispiel zusammen in einem Workspace. Dort können sie miteinander kommunizieren und arbeiten.

Bei größeren Unternehmen ist es möglich – dabei denke ich zum Beispiel an Hotelketten – mehrere Workspaces zu betreiben.

Zum Beispiel ein Workspace „Marketing“ in dem sich alle Mitarbeiter der unterschiedliche Marketing-Abteilungen zusammenfinden.

Die Marketing-Abteilung eines Hotels könnte sich dann aber auch noch in dem Workspace für „Vertrieb Süd“ oder ähnlich befinden.

Slack bietet also die Möglichkeit Standorte oder zentrale Büros in mehrere Workspaces zu integrieren.

Für Konzerne bietet Slack mittlerweile das sogenannte Enterprise Grid an. Darauf gehe ich hier nicht ein. Du findest hier weitere Infos darüber.

Channels

Ein Slack-Workspace besteht aus Channels.

Channels kann man sortieren in:

  • Abteilungen
  • Projekte
  • Standorte

Als Standard sind zwei Channels vorinstalliert.

  • Allgemein
  • Zufällig

Ausserdem bietet Slack zwei Arten von Channels:

  • offen
  • geschlossen

Offene Channels stehen dem gesamten Team zur Verfügung. Die Mitglieder können in archivierten Nachrichten suchen. Offene Channels erkennst du am Hashtag.

Geschlossene Channels sind mit – wer hätte es gedacht – Schloss markiert. Zu geschlossenen Channels muss man eingeladen werden. Hier können private Nachrichten ausgetauscht werden oder Top Secret Projekte bearbeitet werden.

Direktnachrichten

Das ist die Chatfunktion in Slack. Ähnlich wie bei Whatsapp, Facebook Messenger, Twitter Direktnachricht und so weiter wählt man eine Gesprächspartner aus und sende eine Direktnachricht.

Nachrichten senden

Dreh- und Angelpunkt von Slack sind Nachrichten. Diese können formatiert werden, um die Mitteilun g so anschaulich wie möglich zu gestalten. Alle Nachrichten in Channels werden von Slack archiviert und sind durchsuchbar.

Wie in anderen Messenger-Diensten auch, kann man mit Emojis auf Nachrichten reagieren.

Um einen Slack-Workspace einzurichten, führt Slack von Anfang an durch das Menü. Es ist sehr einfach eine Workspace zu erstellen.

Auf dieser Seite findest du Tipps zur Erstellung eines Workspaces.

Ich nutze die kostenlose Version von Slack.

Vorteile der kostenpflichtigen Version sind:

  • Benutzergruppen, in denen ganze Abteilungen zusammengefasst werden
  •  Gastzugang, für eingeschränkte Zugänge
  • Geteilte Channels, die befinden sich noch in der Beta – Phase. Hier kann ein Workspace mit einem anderen Workspace kommunizieren ohne das eigene Slack verlassen zu müssen.
  • Benutzerdefinierte Aufbewahrung, hier kann festgelegt werden, was mit Nachrichten und Dateien passiert.
Arbeitsbereich in Slack

Erstellen des Workspace und Channels auf das ein Team Zugriff hat.

App- Verzeichnis

Wenn du zum Beispiel bereits Dropbox verwendest, kann das in Slack integriert werden.

Bei der Einrichtung von Apps die bereits verwendet werden, hilft Slack Schritt für Schritt.

Wie du mit Slack arbeiten kannst

Weitere nützliche Funktionen von Slack sind:

  • To Do Listen
  • Meetings abhalten und protokollieren
  • Vernetzen & Teilen
  • Ablenkungen reduzieren

Für To Do Listen hat Slack „Wunderlist“ integriert.

Um andere daran zu erinnern, dass das wöchentliche Meeting stattfindet, kannst du den Slackbot verwenden.

Er nimmt Aufforderungen entgegen und kann zum Beispiel das Marketing-Team daran erinnern, das wöchentliche Projekt Update abzugeben.

Diese Erinnerung erscheint dann im Nachrichtenfenster der Mitglieder des jeweiligen Channels.

Über Beiträge kannst du Meetings protokollieren. Wenn ein Beitrag freigegeben wird, können die anderen Teilnehmer diesen ergänzen.

Es gibt unzählige Möglichkeiten mit Slack zu arbeiten. Ich möchte aber nur noch ein Modul ansprechen, da sonst langsam der Rahmen dieses Beitrags gesprengt wird.

In Slack können Audio- und Videoanrufe getätigt werden. Das ist nur in der bezahlten Slack-Version möglich.

Neben einer Konferenz bis 15 Teilnehmer, können auch Einzelgespräche geführt werden.

Wie du siehst ist Slack ein gigantisches Tool. Einen guten Überblick gibt dieses Youtube-Video.

Was hälst du davon?

Die Preise zum Slack Upgrade

Preise für Slack Standard und Plus

#Checklisten #Meetings #Vernetzen #Teilen alles an einem Ort! So geht clevere #interne… Klick um zu Tweeten

Weitere Tools zur internen Kommunikation

Ich verwende noch Evernote um Ideen, Listen und Recherchen für mein Blog zu organisieren. Darin befindet sich auch mein Work-Chat mit meiner Gastautorin. Evernote ist ein digitales Tools um Notizen zu sammeln. Ich kann damit Links sammeln, Checklisten anlegen und Ideen teilen. Ausserdem gibt es – wie bei Slack auch – eine App für Smartphone und Tablet.

Auch Trello habe ich schon ausprobiert. Leider bin ich damit nicht zurecht gekommen, daher habe ich meinen Account wieder gelöscht.

Fazit

Es gibt eine Fülle an digitalen Tools um die interne Kommunikation zu organisieren.

Ich finde Hotelkit für die Hotellerie – gerade weil es auf diese Branche zugeschnitten ist – sehr sinnvoll für sämtliche Aufgaben an der Rezeption, im Housekeeping und der Technik.
Auch im Convention Sales, Marketing, Reservierung, Revenue Mangement kann ich es mir gut vorstellen.

Doch was ist mit dem Service? Denkst du im F&B macht ein internes Kommunikationstool Sinn?

Slack, Evernote, Trello: Diese digitalen Helfer halte ich für praktisch in den administrativen Bereichen im Hotel. Ohne Gästekontakt und Operative.

Am Ende entscheiden die, die damit arbeiten müssen, oder?

Ich denke aber, dass es einiges vereinfacht und durchaus die Kommunikation in Teams verbessern kann.

Preview

Im nächsten Artikel wird es um die externe Kommunikation gehen.
Email, Chatbot, Facebook, Whatsapp – kommunizierst du schon über diese Kanäle mit deinen Kunden?

Was denkst du über die digitalen Tools für die interne Kommunikation?

Würdest du ein Tool für interne Kommunikation bei dir im Hotel einführen?

Welche Tools kennst du noch, die für die interne Kommunikation im Hotel geeignet sind?

Hinterlass mir doch ein Kommentar unter diesem Beitrag, was du davon hälst.

Wenn dir der Artikel gefallen hat: Teile ihn! Danke dafür!

Hier findest du Teil 1 und Teil 2 zur Serie Digitale Tools im Vergleich.

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