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11 Zeichen, dass du micestens analog arbeitest

11 Zeichen, dass du MICEstens analog arbeitest

Fax oder Brieftaube?

Deine Teilnehmer melden sich immer noch mittels Fax oder auf postalischem Wege an.
Natürlich hat Printwerbung ihre Berechtigung – und mit Blick auf die kommende Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ab 25. Mai wird sie vielleicht eine Renaissance erleben. Ebenso selbstverständlich gehört auch auf jedes Werbemittel ein Handlungsaufruf, ein “Call-to-Action”. Daher gibt es immer noch Veranstalter, die auf ihre Flyer und in ihre Programmhefte einen Anmeldebogen einfügen. Doch das muss nicht sein!

Ein Call-to-Action in Kombination mit einer selbstsprechenden URL, einer gekürzten URL oder einem QR-Codes führen ebenso zum Ziel. Das Ziel ist in diesem Falle ein Online-Registrierungsportal: Intuitiv für Teilnehmer bedienbar und für Veranstalter ressourcenschonend nutzbar. So findest du eins, das für dich passt.

Noch 147 Mails checken…

Deine mögliche Locations googelst du zwar, doch das Angebot erbittest du per E-Mail oder du rufst in den Häusern deiner Wahl an.

Wenn du jetzt noch jedes Mal den Text mit deiner Anfrage neu aufsetzen musst, bist du mit der Digitalisierung und vor allem mit der Standardisierung noch nicht sehr weit. Mittlerweile gibt es Onlineportale, die dir den Buchungsprozess erheblich erleichtern. Genannt seien hier yunyty.de und fiylo.de. Warum du diese Portale nutzen solltest? Du ersparst dir:

  • E-Mails an info@, bei denen du nachhaken musst
  • 20seitige Angebote, die du erst wieder in die Sprache deiner Agentur, deines Unternehmens oder deines Verbandes übersetzen muss, damit sie vergleichbar sind
  • das Halten von mehreren Optionen und das bis ins Unendliche Hinauszögern derselbigen
  • die aufwendige Online-Recherche vor allem bei kleineren Locations
    die Recherche der Location zu verschiedenen Terminen

Der Drucker ist dein bester Freund

Du druckst alle Angebote und Verträge all deiner Event-Dienstleister aus und heftest sie ordentlich ab.

Natürlich musst du die ausdrucken, wenn es eure internen Regeln so vorschreiben. Erst recht, wenn ihr Verträge nur auf postalischem Wege oder per Fax als gültig anerkennt. Doch digital ist das nicht. Vorreiter oder Querdenker bist du so auch nicht. Angebote könntest du per E-Mail erhalten und einfach digital abspeichern. Fertig. Kein Ausdruck. Auch nicht zur Sicherheit. Für die Datensicherheit ist deine IT-Abteilung zuständig. Gemeinsam mit dieser könntest du ein paar Bäume retten und auf den Ausdruck verzichten. Gemeinsam mit dieser kannst du dich auch um alternative, rechtsgültige Übertragung von Dokumenten und Unterschriften kümmern. Stichwort: Digitale Signatur. Frag doch mal bei deiner IHK nach, wie das geht. Die wissen das – und zwar alle.

Und wieder: das gute alte Faxgerät

Die Zimmerkontingente für deine Events verwaltest du per Fax.

Wenn auch du, so wie ich vor einigen Jahren, gelernt hast, das Fax sei das einzig rechtsgültige Dokument, brauchst du ein Wissens-Update. Nutze die zuvor erwähnte digitale Signatur für die rechtsgültige Übertragung von Daten oder arbeite mit Instant Booking Portalen für Hotelkontingenten zusammen. HCX24 ist so eines.

Gedruckte Buchungsformulare

Die Buchungsformulare für deine Ausstellungsflächen müssen ausgedruckt, unterschrieben und gescannt oder gefaxt werden und deinen Sales-Report verwaltest du mit Excel.

Aussteller und Sponsoren könnten diese Buchungen natürlich auch auf verschlüsseltem Wege übertragen. Oder du richtest ein Online-Buchungsportal mit geschütztem Login für deine Aussteller ein. Alle Zusatzbestellungen, Werbetexte und Logos können sie dort ebenfalls eingeben bzw. hochladen. Idealerweise ist dieses Buchungsportal an dein CRM und deine Buchhaltungssysteme gekoppelt. Du sparst dir so eine Menge manueller Übertragungsarbeit und Fehlerquellen. Auch für gibt es Software. Im Idealfall errechnet dir die Software auf Basis deiner Standpläne auch gleich die verkauften m².

Excel und du

Dank deiner Eventkalkulationen und -abrechnungen bist du Profiuser in Sachen Excel. Trotzdem brauchst du unheimlich viel Zeit, die Daten aus den unterschiedlichsten Quellen zusammenzutragen und permanent zu aktualisieren.

Besser wäre, wenn all deine Daten aus einer Quelle kommen. Stell dir vor, wie leicht dein Leben wäre, kämen Sales-Reports für Teilnehmer und Sponsoren aus einer Datenbank. Darüber hinaus kannst du mit einem Klick auf die Standardpreise in deinem Unternehmen zugreifen: Namensschilder, Referentenschilder, Teilnahmezertifikate, Technikvermietung, Stundensätze für den Mitarbeitereinsatz vor und während deiner Events, Tagessätze für Beratung oder Site-Inspections oder auch für externe Helfer wie Hostessen. Natürlich muss so ein System gut durchdacht werden, braucht Berechtigungsstufen für den Datenzugriff und muss immer weiterentwickelt werden. Doch hey, ist das nicht genau diese permanente Optimierung der Punkt von Digitalisierung?

Kommunikationsmittel Nr. 1: Post-its

Deine Kollegen hinterlassen dir kleine Post-its mit “Rückruf-Bitten” auf deinem Schreibtisch.

Keine Frage, das ist schön bunt und manchmal auch kommunikativ. Manchmal auch schlichtweg nicht lesbar. Von wem und von wann der Zettel stammt, weisst du auch nicht immer. Du brauchst ein CRM – für dich, deine Kollegen, deine Vorgesetzten und allem voran für deine Kunden. Dieses CRM muss natürlich mit eurer Telefonanlage verknüpft sein. Ruft der Kunde an, erkennt das System die Nummer und öffnet für dich just in time die richtige digitale “Karteikarte”. Du bist sofort im Bilde – über den Kunden und die letzten Absprachen und was du sonst noch wissen musst. Das Post-it kannst du dir dann sparen, wenn dir das Tool auch die entgangenen Anrufe anzeigt. Natürlich kann es anschließen mit nur einem Klick genau diese Rufnummer für dich (zurück) wählen. Dass du eine Lösung wie Rufumleitung oder Anrufbeantworter für entgangene Anrufe brauchst, ist selbstverständlich, oder?

Deine digitale Organisation lässt zu wünschen übrig, wenn…

In deinem Posteingang blinken permanent neue E-Mails und du weisst partout nicht mehr, welche Datei den letzten Stand der Dinge anzeigt und ob du bei einigen Projekten nicht schon längst den Anschluss verloren hast.

Dabei gibt es doch so viele Online-Kollaborationtools! Schau dir die Tool wie Trello, Basecamp, Asana, Slack oder Evernote an und wähle eines, das deiner Arbeitsweise und deiner Ausgangssituation entspricht. Gerade die, die wie Onlineforen aufgebaut sind, eignen sich sehr gut, um Projekte mit langer Vorbereitungszeit im Überblick zu behalten. Natürlich musst du auch dort für Strukturen sorgen und diese immer wieder herstellen bzw. einfordern.

Du liebst Listen auf Papier

Bei Weiterbildungsveranstaltungen müssen sich deine Teilnehmer in Papierlisten in jedem Raum eintragen, um ihre Anwesenheit zu bestätigen und korrekte Teilnahmebescheinigungen von dir zu erhalten.

Erkennst du deine Veranstaltung wieder? Dann verschenkst du immer noch viele Ressourcen: Papier und deine Arbeitszeit. Viele Softwareanbieter für die Online-Registrierung bieten mittlerweile auch Check-in-Lösungen mittels Barcode an. Frag einfach einmal den Anbieter deiner Wahl, wie er dich in diesem Punkt unterstützen kann.

Druckereien lieben dich, weil…

Kurz vor deiner Veranstaltung türmen sich die Programmhefte, gespickt mit Vortragsinformationen, Referentenvitae und Sponsorenbeiträgen.

Gerade Veranstalter von medizinisch-wissenschaftlichen Kongressen produzier(t)en riesige Papierberge für die sogenannten “Vor- und Hauptprogramme”. Aber auch andere Weiterbildungsinstitute und Behörden verteilen für ihre Kunden gern zentnerschwere Informationsmaterialien. Ressourcenschonender, nachhaltiger, leichter und stets aktuell dagegen sind Event-Apps. Übrigens: Für fast jeden Geldbeutel gibt es heutzutage mittlerweile einen Anbieter.

Selbstverständlich füllen deine Teilnehmer die Feedbackbögen mit der Hand aus, Stift und Papier

Auf jeder Veranstaltung verteilst du unzählige Evaluierungsbögen. Doch nur ein Teil davon findet den Weg zu dir zurück und dieser Teil ist schwer zu entziffern.

Nutze Onlineumfragen. Spare Papier – der Umwelt zuliebe. Spare Zeit und Nerven – dir zuliebe. Genauso wie die gedruckte Umfrage, kannst du die Onlineumfrage bereits während der Veranstaltung einsetzen. Das schlägt das Argument “Teilnehmer würden solche Bögen hinterher einfach nicht mehr ausfüllen”. Möchtest du Teilnehmer “lediglich” aktiv ins Geschehen einbinden, empfehle ich diese hier. Geht es dir um eine echte Evaluierung, habe ich gute Erfahrungen mit SurveyMonkey gemacht. Dort kannst du selbst mehrtägige Kongresse mit vielen parallel stattfindenden Sessions anlegen und übersichtlich bewerten lassen. Mit nur einem Klick hast du dann auch die Auswertung der eingegangenen Antworten parat.

Fazit

Digitales Arbeiten hat viele Facetten. Oftmals ist der Umstieg leichter als gedacht. Meistens schonst du dabei deine Ressourcen und tust sogar etwas für die Umwelt. Probiere es einfach einmal aus.

Und wie bist du aufgestellt?

Digitalisierst du schon oder heftest du noch in Ordner ab?

Schreib es in die Kommentare!

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Über die Autorin:

Katrin Taepke bloggt auf www.micestens-digital.de und ist Eventprofi mit Leidenschaft für Digitalisierung und interaktive Eventformate. Seit mehr als 20 Jahren organisiert sie Events unterschiedlichster Größe und Ausrichtung.

Ihr Credo: Rettet die Welt vor frontaler Vortragsbeschallung und nutzt digitale Tools für Eure Prozesse!

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