Digitales MICE Management: Tagungsangebote automatisiert online verkaufen und Zeit sparen

Digitales MICE Management Tagungsangebote automatisiert online verkaufen und Zeit sparen

Der überwiegende Anteil von MICE-Anfragen in Hotels besteht aus Veranstaltungen unter 50 Personen. Hotelzimmer, ein Abendessen, Tagungsraum, ein bis zwei Gruppenräume, Tagungspauschale, Technik. Es ist also keine Raketenwissenschaft. Veranstalter fragen nach möglichen Rahmenprogrammen und das ganze wiederholt sich mehrmals täglich in Hotels.

Dafür Arbeitszeit und Personal bereit zu stellen, lohnt sich oftmals nicht. Bequemer wäre es, diese zahlreichen Anfragen, automatisiert beantworten zu können. Peter Warren hat mit seinem Geschäftspartner Florian Zelfel ein Tool programmiert, das genau das kann. Einfach, schnell und effizient auf der hoteleigenen Webseite und ohne Zeit und Personal zu binden. Ich habe mich darüber im Podcast mit Peter Warren aus den USA unterhalten. Viel Spaß beim hören und wenn du lieber liest, hab ich dir den Podcast als Blogbeitrag aufbereitet und auf deutsch übersetzt.

Mir ist bewusst, dass in der aktuellen Situation kaum bis gar keine Veranstaltungen gebucht werden. Aber: Es gibt ein Leben nach der Krise! Jetzt hast du Zeit über deine Vertriebskanäle nachzudenken. Nutze sie!

Eventmachine – Ein Tool für automatisierte MICE-Anfragen

Valerie: Hallo Peter, schön, heute mit dir zu sprechen.

Peter: Hallo Valerie, schön, auch mit dir zu sprechen.

Valerie: Bitte stell dich vor, wer bist du und was machst du?

Peter: Ich bin Mitbegründer und CTO von Eventmachine zusammen mit meinem Partner Florian Zelfel. Ich bin auch der Gründer von Synoptive, einer Plattform zur Konfiguration und Bepreisung von komplexen Produkten und Dienstleistungen. Außerdem ich bin seit etwa 25 Jahren als Softwareentwickler tätig.

Valerie: Wir werden über Eventmachine sprechen. Das ist ein cooles Tool für Veranstaltungsanfragen. Kannst du erklären, was es ist und was genau du dort machst?

Peter: Eventmachine ist eine Plattform für die automatisierte Planung und Quotierung von Veranstaltungen. Sie macht es sehr einfach, die Konfiguration und den Preis zu bestimmen und ein PDF-Angebot an Kunden zu versenden. Es ist eine große Zeitersparnis.

Die ganze Idee kam eigentlich über Florian, meinem Partner. Er war ein Kunde von mir bei Synoptive und trat mit der Idee dieses automatisierten Eventplanungs- und Angebotssystems an mich heran. Ich habe die technische Seite bei Eventmachine verwaltet.

Valerie: Ich bin begeistert von diesem Tool. Ich habe lange Zeit in der Meeting- und Veranstaltungsabteilung von Hotels gearbeitet, und es besteht wirklich ein Bedarf an einem solchen Tool. In Hotels braucht man viel Zeit, um Anfragen von Veranstaltungsplanern zu beantworten. Ich würde mir wirklich wünschen, dass jedes Hotel auf der Welt MICE-Anfragen mit einem Tool wie Eventmachine bearbeiten würde. Es ist eine Zeitersparnis, wenn man darüber nachdenkt. Und ich freue mich, über Eventmachine zu sprechen.

Eventmachine hat kürzlich eine Pressemitteilung veröffentlicht, in der sie über maschinelle Intelligenz gesprochen haben. Die Nachrichtenseiten der deutschen Hotelbranche, nannten es dann „künstliche Intelligenz“.

Was ist der Unterschied zwischen maschineller und künstlicher Intelligenz?

Peter: Es gibt eine Menge Begriffe da draußen, künstliche Intelligenz, maschinelle Intelligenz, Machine Learning, Deep Learning… Alle diese Begriffe sind sehr, wir würden sagen, überladen, das heißt sie haben viele Bedeutungen und ihre Definitionen verändern sich je nachdem, mit wem man darüber spricht.

Es ist also definitiv eine Herausforderung für uns alle, genau genommen. Wir verwenden den Begriff der maschinellen Intelligenz absichtlich, um zu versuchen, sie von der allgemeineren künstlichen Intelligenz zu unterscheiden, bei der Maschinen dazu benutzt werden, Dinge zu tun, die Menschen normalerweise tun, wie zum Beispiel sehen und sogar kreativ denken. Wir verwenden also maschinelle Intelligenz, um spezifische Probleme in einem bestimmten Bereich zu sehen, der für jeden Kunden schnell gültige Ergebnisse liefert.

Und ich kann ein wenig mehr in die Tiefe gehen und hoffe, dass ich hier nicht zu technisch werde. Im Grunde genommen führen unsere Algorithmen eine automatische Erfüllung von Nebenbedingungen durch, d.h. unser System liest automatisch Optionen für bestimmte Veranstaltungstage, die Anzahl der Gäste, die Art des Events usw. ein. Wir aktualisieren dynamisch die Preise und jeden Schritt auf dem Weg dorthin.

Das bedeutet, dass unser neues IQ-Angebot automatisch ein komplettes Angebot auf der Grundlage einiger weniger einfacher Eingaben wie

  • Art der Veranstaltung
  • Datum
  • Dauer
  • und Anzahl der Gäste

konfigurieren kann und dass wir ein genaues PDF-Angebot erstellen und vervollständigen können, das dem Kunden sofort per E-Mail zugesandt wird, und zwar nur auf der Grundlage einiger weniger Eingaben.

Valerie: Wie erhält es die Eingaben? Gibt es ein Dashboard, in das der Hotelier den Inhalt, die Preise oder etwas anderes eingeben muss?

Peter: Ja, gibt eine Web- und Admin-Web-Schnittstelle, in die der Hotelbesitzer oder der Eigentümer des Veranstaltungsortes alle seine Preisangebote und Preisregeln eingeben kann oder Verfügbarkeitsregeln. Wir können alle möglichen Regeln verwalten, zum Beispiel, dass ein bestimmter Tagungsraum nur am dritten Dienstag im Monat oder nur am Vormittag und Nachmittag zur Verfügung steht.

Alle möglichen Dinge, und so werden alle diese Informationen in unser Tool eingegeben und von dort aus, wird unser IQ-System tatsächlich all diese Informationen zusammenstellen, indem es ein paar einfache Eingaben wie z.B. das Datum des betreffenden Events kennt. Es erstellt automatisch ein vollständiges Event, das alle Bedingungen beinhaltet und gültig und korrekt ist.

Digitale Hotelangebote: Wie groß ist der Unterschied zwischen Europa und den USA?

Valerie: Meine Hörer und Leser kommen aus Deutschland, der Schweiz und Österreich. In Europa scheint es so, als ob wir sehr weit hinter der Digitalisierung in der Hotelbranche zurückbleiben.

Mich interessieren die Unterschiede: Wie weit sind die USA mit den automatischen Veranstaltungsanfragen und welche Unterschiede siehst du zwischen den USA und Europa?

Peter: Ich bin der Technologie-Typ, also spreche ich nicht jeden Tag mit Kunden wie mein Partner Florian. Doch leider scheinen die USA mit automatisierten Angeboten für MICE-Hotels nicht allzu weit zu sein.

Wir haben vor kurzem einen kleinen Test durchgeführt und einige Angebote von einigen US-Hotels angefordert. Von einem dieser Hotels erhielten wir drei Wochen lang keine Antwort, und die anderen reagierten prompt, aber nur mit sehr allgemeinen Informationen.

Keines der Hotels war in der Lage, präzise Angebote für alles außer den Hotelzimmern zu machen. Also ja, das ist eine kleine Stichprobe, aber das war nicht sehr ermutigend, und das stimmt mit einem anderen Artikel von Hotel-Tech-Report überein. Sie haben über den Versuch Locations zu buchen, geschrieben. Dafür haben sie versucht Angebote für Rooftop-Events von fünf Hotels zu erhalten.

Kein einziger von ihnen hat innerhalb von 24 Stunden geantwortet, und einer hat überhaupt nicht geantwortet. Von unseren begrenzten Stichproben sieht es also nicht allzu gut aus.

Auf der anderen Seite, ein Land wie Singapur scheint viel weiter fortgeschritten zu sein. Drei Jahre lang vor den USA. Wir hatten eine gewisse Interaktion mit den dortigen Interessenten und Nutzern. In Singapur wollen Kunden alles online machen, ohne mit dem Hotelpersonal zu interagieren. Sie wollen keine E-Mails schreiben und auch nicht telefonieren, sie wollen ihr Event online konfigurieren können und sie wollen alles sofort, und da passt Eventmachine genau hinein.

Und ich glaube, du willst auch die Unterschiede zwischen Hotellerie gegenüber der Veranstaltungsbranche wissen, oder.

Das ist der große Unterschied, den wir sehen, dass Veranstaltungsplaner oder Veranstaltungsorte versuchen ihre Preise sehr genau zu bestimmen.

Die Hotels scheinen sich nicht so sehr um eine genaue Preisgestaltung zu kümmern, sie geben nur die Preise für die Hotelzimmer an und lassen alles andere weg. Das wird oft nachträglich erledigt oder je näher die Anreise rückt, angeboten.

Vollständige Angebote mit Preisen von Hotels gibt es selten

Valerie: (lacht) Das ist dumm, man muss das Ganze bepreisen, wie etwa Tagungspakete gemeinsam mit Preisen für die Zimmervermietung, Raummiete, F&B und so weiter.

Peter: (lacht) Ja, es hat mir wirklich die Augen geöffnet, es war bemerkenswert, ich denke, dass bis heute niemand genaue Angebote abgibt und im Moment Hotels und Veranstaltungsorte noch damit durchkommen können.

Aber ich glaube, das ändert sich und ich denke, dass Kunden und Veranstaltungsplaner ein genaues Angebot verlangen werden. Ich meine, das ist der Grund, warum Florian zu mir kam, um dieses Geschäft überhaupt erst zu starten – es war einfach verrückt, wie du sagst.

Valerie: Du sagst du hast Eventmachine mit Florian gegründet. Vielleicht kannst du uns noch erzählen, wie alles angefangen hat. Wann habt ihr bemerkt, dass so ein Tool wie Eventmachine fehlt in der MICE-Branche?

Peter: Wir fingen etwa 2015 an, und mein Partner Florian kam mit der Idee auf mich zu. Er war seit vielen Jahren Eventplaner und frustriert, dass er nie schnelle und richtige Angebote an seine Kunden weitergeben konnte. Das macht es sehr schwierig, wenn du versuchst, einem Kunden Optionen zu präsentieren, und sie so viel Zeit kostet, um ein Angebot zu erhalten.

MICE-Angebote sind zeit- und personalintensiv

Und es war auch schmerzhaft für ihn zu sehen, wie Hotels und Veranstaltungsorte so viel Zeit des Personals verschwendeten um ein Angebot zu erstellen. Es gab oft falsche Angebote, so dass er in der Branche einen großen Bedarf an automatisierter Veranstaltungsplanung und -codierung gab, und meine Synoptive-Plattform bot die perfekte Funktionalität, um dies zu ermöglichen. Er war bereits seit Jahren ein Kunde von Synoptive, so dass wir schon vorher eine Zeit lang zusammengearbeitet haben.

Valerie: Du hattest zuvor keine Berührungspunkte mit Hotels?

Peter: Bevor ich Eventmachine startete, habe ich natürlich einige unserer Interessenten in den USA angesprochen, und wir waren neugierig auf den US-Markt, also habe ich mich ein wenig darum gekümmert. Vor Eventmachine war ich nicht in der Hotelbranche tätig.

Valerie: Wie erstellt man so ein Tool und wie lange hat es gedauert und wie lange arbeitest du daran?

Peter: Richtig, also zuerst würde ich sagen, dass ein anspruchsvolles Projekt wie Eventmachine nie wirklich fertig ist. Es entwickelt sich immer weiter und wächst, ich erstelle ständig neue Funktionen.

Eventmachine nutzt viele Funktionen meiner Synoptive-Plattform, die ich Jahre zuvor gestartet habe, so dass es viele Jahre der Entwicklung waren, würde ich sagen.

Mal sehen, bevor wir unsere Go-Live hatten, war es ungefähr ein oder zwei Jahre. Ich glaube, wir gingen in 2016 Jahren live.

Es ist eine enorme Menge an Arbeit, die ich viele viele Jahre in das System Synoptive investiert habe. Und das ist worauf das Eventmachine-System basiert. Es erfordert jahrelange Arbeit. Es gibt so viele kleine Details, dass es einfach bemerkenswert ist, wie viel darin steckt.

Vorfreude auf Reisen nach der Krise

Valerie: Meine letzte Frage ist etwas Persönliches. Was schätzt du im Hotel und wie reist du?

Peter: Ich bin eher ein aktiver Reisender, ich gehe gerne an Orte und bin gerne draußen, ich mag Radfahren, Mountainbiken und Wildwasser-Rafting.
Wir reisen mit anderen Familien und es macht Spaß die Kinder zusammen zum Spielen zu haben.

Leider haben wir in diesen Tagen nicht viel unternommen, so dass ich mich sehr glücklich schätzen kann, in Ashland Oregon zu leben, das einfach eine unglaublich schöne Gegend mit vielen Aktivitäten.

Valerie: Vielen Dank für das Gespräch, Peter.

Peter: Danke dir, Valerie.

Shownotes

03:07 Eventmachine – Ein Tool für automatisierte MICE-Anfragen
05:07 Artificial Intelligence… Was ist der Unterschied zwischen AI und Machineller Intelligenz?
06:56 Wie bekommt Eventmachine die Inhalte und Infos über dein Hotel?
08:17 Wie weit sind die USA mit automatisierten Angeboten?
12:10 Wie lange braucht man dafür ein Tool wie Eventmachine zu erstellen?
15:51 Wie reist Peter Warren? Was erwartet er von Hotels?

Leseempfehlungen

„The Definitive Guide to ITB Berlin 2019: 5 Key Trends That Every Hotelier Must Know“ – Hoteltechreport

„12 Eye-Opening Statistics About the Meeting and Events Industry“ – convene.com

Über den Gesprächspartner: Peter Warren, Co-Founder Eventmachine

Peter Warren is co-founder and CTO of EVENTMACHINE. He is also founder of Synoptive, a Configure / Price / Quote platform. He has been a technology professional for the last 25 years, initially in the Silicon Valley and more recently in southern Oregon. His software projects have ranged from web-based training to scientific statistical analysis to national security and, for the past decade, to the consumer configuration space.

Peter Warren ist Mitbegründer und CTO von EVENTMACHINE. Er ist auch Gründer von Synoptive, einer Plattform für Konfiguration / Preise/ Angebote. Er ist seit 25 Jahren ein Technologieprofi, zunächst im Silicon Valley und seit kurzem im Süden von Oregon. Seine Software-Projekte reichen von webbasierten Schulungen über wissenschaftliche statistische Analysen bis hin zur nationalen Sicherheit und seit einem Jahrzehnt auch zum Bereich der Verbraucherkonfiguration.

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