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DSGVO im Hotel

Die DSGVO und ihre Auswirkungen auf die Hotellerie

Mit diesem Gastbeitrag von Alexander Kretschmar, erhälst du einen kleinen Einblick in das umfangreiche Thema der Datenschutzgrundverordnung.
Ich habe mich ebenfalls eingehend mit dem Thema beschäftigt und besuche dazu demnächst eine Veranstaltung. Dennoch werde ich dazu nicht viel mehr schreiben können. Aber ich stelle dir natürlich weiterführende Links zur Verfügung.

Dieser Artikel stellt keine Rechtsberatung dar, das kann und will ich auch gar nicht. Bitte wende dich für den Datenschutz in deinem Hotel/Unternehmen an einen Rechtsanwalt. Der kann dir dabei helfen, die Abläufe in deinem Hotel und auf deiner Website DSGVO-konform zu gestalten.

Datenschutz spielt durch die zunehmende Digitalisierung in so gut wie jeder Branche eine Rolle und da dieser in der heutigen Zeit in Unternehmen zunehmend an Bedeutung gewinnt, wurden 2016 die Datenschutzrichtlinien in Europa vereinheitlicht.

Ab 2018 tritt die neue EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft und bringt einige Änderungen mit sich.

Unternehmen müssen nun also die neuen Datenschutzrichtlinien anwenden. Bei der DSGVO geht es vor allem darum, den Verbraucher zu schützen und mehr Transparenz bei der Erhebung der Daten zu schaffen. Personen sollen außerdem besser darüber informiert werden, welche Daten erhoben werden und zu welchen Zwecken diese benutzt werden. Weitere umfassende Informationen zur europäischen Datenschutzgrundverordnung findest du hier.

Welche Auswirkungen hat die DSGVO auf die Hotellerie?

Besonders für Hoteliers ist es schwer, die DSGVO umzusetzen, denn einerseits wollen sie mit personalisiertem Service glänzen und den individuellen Bedürfnissen der Gäste nachkommen, andererseits müssen sie sich ab 25. Mai 2018 an die strengen Datenschutzrichtlinien der DSGVO halten.

Von der Buchung über die Hotel-Website, über den Check-In bis zur Abreise – in der Hotellerie wird tagtäglich mit personenbezogenen Daten gearbeitet.

Auch während eines Hotelaufenthalts werden diverse Daten über die Gäste gesammelt, die diese bewusst und auch unbewusst weitergeben. Gerade deshalb ist es wichtig, die neue Datenschutz-Grundverordnung ordnungsgemäß umzusetzen und persönliche Daten der Gäste so sensibel wie möglich zu behandeln.

Beherbergungsstätten wie Hotels sind laut Bundesmeldegesetz dazu verpflichtet, Daten über ihre Gäste zu erheben. Hierbei ist besonders darauf zu achten, welche Art von Daten erhoben werden. Die von den Beherbergungsstätten bereitgestellten Meldescheine enthalten Daten wie den vollständigen Namen, Geburtsdatum, Adresse und Datum der An- und Abreise. Werden in den Meldescheinen noch andere Daten erhoben, wie zum Beispiel die E-Mail-Adresse einer Person, müssen diese bezüglich der Verarbeitung anders gehandhabt werden.

Was sind personenbezogene Daten?
Das sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Das sind z.B. IP-Adresse, Name, E-Mail-Adresse, Wohnort, Steuernummer, Religion usw. (Quelle: Art. 4 Nr. 1 DS-GVO)

Aktive Einwilligung der Gäste

Gäste müssen in Zukunft eine aktive Einwilligung zur Verarbeitung ihrer Daten geben. Erhält ein Hotel beispielsweise die E-Mail-Adresse eines Gastes und will diese nutzen, um einen Newsletter per E-Mail zu versenden, braucht es dafür eine eindeutige Zustimmung durch den Gast.

Die Einwilligung kann auf schriftlichem, elektronischen oder mündlichem Wege erfolgen und muss auf die Möglichkeit eines Widerrufs hinweisen. Wichtig ist hierbei auch, dass diese verständlich und eindeutig formuliert ist. Es muss außerdem ein Nachweis über die Zustimmung erbracht werden können.

Einwilligung
… eine Empfehlung von mir: Hol dir die Einwilligung immer schriftlich, also elektronisch oder analog.

Allerdings gibt es hierbei auch eine Ausnahmeregelung. Besteht nach der DSGVO ein berechtigtes Interesse, kann das Hotel beispielsweise die E-Mail-Adresse zum Newsletter-Versand nutzen, ohne dass die Person ausdrücklich zugestimmt hat. Ein berechtigtes Interesse liegt dann vor, wenn die betroffene Person ein bestehender oder ehemaliger Gast des Hotels ist, der dieses bereits mindestens einmal gebucht hat. Wichtig ist hierbei nur, dass kein Widerspruch stattgefunden hat.

Was passiert mit den Daten nach der Abreise?

Mit der Abreise eines Gastes, dürfen Daten nicht mehr auf Grundlage des Beherbergungsgesetzes gespeichert werden. Meldescheine müssen in der Regel spätestens ein Jahr nach Abreise gelöscht werden. Um vor allem wiederkehrenden Gästen einen lückenlosen Service zu bieten, können Gästedaten auch nach der Abreise in einer Datenbank gespeichert werden. Allerdings nur, wenn vorher eine intensive Interessenabwägung stattgefunden hat. Das heißt, wenn die berechtigten Interessen gegen die Interessen und Grundrechte der Person abgewogen wurden.

Fazit

Hotels befinden sich hier in der schwierigen Lage, einen Mittelweg zwischen Umsetzung und Einhaltung der neuen Datenschutzrichtlinien der DSGVO und auf eine Person individuell zugeschnittenen Service zu finden. Bei der Umsetzung der neuen Datenschutz-Grundverordnung ist es wichtig, sich einen Überblick über die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten zu verschaffen.

  • Welche Daten werden verarbeitet,
  • für welche Zwecke werden diese verwendet
  • und wie sind die Verantwortlichkeiten geregelt.

Einen Datenschutzbeauftragten hinzuziehen, kann zudem die Anpassung an die neue DSGVO erleichtern.

Bist du schon aufgestellt für die DSGVO?

Welche Massnahmen hast du ergriffen?

Lass es uns wissen und schreib deine Erfahrungen und Massnahmen in die Kommentare!

Über den Autro: Alexander Kretschmar


Alexander Kretschmar studierte an der Humboldt-Universität zu Berlin Rechtswissenschaften mit Abschluss der juristischen Zwischenprüfung. Seit Abschluss seines nachfolgenden Journalismusstudiums (BA) ist er in Berlin als freier Journalist für verschiedene Verbände tätig. In seinen Artikeln befasst er sich unter anderem mit dem Urheber-, Arbeitsrecht sowie Datenschutz.

Leseempfehlungen zum Thema DSGVO

Hier findest du weiterführende Links zum Thema. Die Liste wird ständig erweitert. Vielleicht hast du auch Quellen, die du in den Kommentaren nennen willst. Wir können uns das Wissen natürlich anlesen, doch um wirklich sicher zu gehen, solltest du auf jeden Fall einen Anwalt um Rat fragen.

Datenschutz für Hotels und Tourismus: Darauf kommt es an! von ISICO

Hotelverband erarbeitet Leitfaden zur DSGVO von Datenschutz Praxis

Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) kommt von Spirit Legal

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