Suche
  • Digitales Hotelmanagement mit Valerie Wagner
  • mail@valerie-wagner.de
Suche Menü
Digital Immigrant

Ich bin ein „digital immigrant“ – Blogparade #digiform

Digitalisierung find ich super!
Daher möchte auch ich mich an der Blogparade #digiform von Benjamin Brückner beteiligen.

Als Erstes muss ich wohl ein wenig über mein Alter verraten, auch wenn ich das gar nicht vorhatte. Als vor 1980 Geborene gehöre ich zu den Digital Immigrants. Daher kann ich mich – sowohl im privaten als auch im beruflichen Kontext – noch an die Zeiten vor dem “Neuland” erinnern. Mit diesem Beitrag möchte ich dir einen kleinen Einblick in meine Erlebnisse mit dem analogen Veranstaltungsmanagement geben.

Inwiefern hat die digitale Reformation dein Arbeitsleben verändert?

Zugegeben, das Internet war gerade auf dem Weg massenkompatibel zu werden, als ich in das Arbeitsleben einstieg. 1996 begann ich mein Duales Studium an einer Berufsakademie und zeitgleich bei einem großen Messeveranstalter in Deutschland.

Während dieser Zeit erinnere ich mich an erste Webseiten, die aus privater Sicht interessant waren. Im beruflichen Kontext fällt mir rückblickend kein relevante Seite ein. Ich kann dir nicht einmal sagen, ob mein Arbeitgeber zu dieser Zeit schon online präsent war. Allein schon aus diesem Grunde hat die digitale Reformation mein Arbeitsleben enorm verändert.

Hier sind einige Aspekte:

Wissen war etwas Exklusives

Branchennews erfuhr ich ausschließlich auf Papier und im Unternehmen. Dafür hatte der Messeveranstalter einen professionellen Ausschnittdienst beauftragt, der aus allen relevanten Zeitungen die Brancheninformationen zusammen stellte. Diese wurden in hoher Auflagenzahl kopiert und per Umlauf allen Kollegen und BA-Studenten zugänglich gemacht. War ich – während der dreimonatigen Theoriephasen – nicht im Unternehmen, war ich von den Informationen abgeschnitten. Konsumiert habe ich Informationen, die andere (!) für relevant hielten.

Während dieser Zeit standen auch einige Studienarbeiten auf meiner Agenda. Einen Zugang zur einer Bibliothek mit Literatur zur MICE-Branche oder Veranstaltungsmanagement gab es für mich in Wahrheit nur an zwei Orten in Deutschland: Am Studienort in oberschwäbischen Ravensburg und beim Verband der deutschen Messewirtschaft (AUMA), der damals in Köln saß.

Kontakt zu Wissensträgern

Mit Beginn des Studiums habe ich eine Universitäts-E-Mail-Adresse erhalten. Diese funktionierten natürlich nur bei physischer Anwesenheit in der Akademie. Nur wem hätte ich – außer meinen Kommilitonen und den Dozenten – mailen können? Außerdem habe ich gerade diese Menschen während der Theoriephasen fast täglich gesehen.

1997 habe ich mir eine private E-Mail bei web.de eingerichet und war enorm stolz auf mich! Zu dieser Zeit konnte ich schon mit ein paar mehr Leuten kommunizieren. Jetzt kam auch der echte Nutzen: Während der Studienarbeiten, die auch in den Praxisphasen anzufertigen waren, konnte ich erstmals mit betreuenden Dozenten kommunizieren. Das ging zuvor natürlich auch per Telefon. Allerdings ließen sich Dateien so wirklich erstmals sinnvoll teilen. Wie haben das die Studenten in den Jahrgängen vor mir eigentlich umgesetzt?

Papierberge und das ewig piepsende Faxgerät

In der Arbeitswelt war vieles analog. Ich habe zu dieser Zeit sowohl inländische Messen organisiert als auch Beteiligungen deutscher Aussteller an ausländischen Messen. Was haben wir damals an Papier durch die Welt geschickt! Tonnenschwere Bestellkataloge für Dienstleistungen am Messeort, für Einträge in den Messekatalog, Werbeplakate, Einladungsflyer, …

Faxnummern, welche man auch heute noch in Signaturen findet, gehörten nicht nur auf die Visitenkarte. Sie waren wirklich relevant. Sendeberichte über ein- und ausgegangene Faxe wurden archiviert – als Beweis, dass man diese oder jene Bestellung abgeschickt hat.

Businesskontakte und Know-how

Messe-Förderprogramme, welche es auch heute noch gibt, hatten einen enormen Mehrwert. Ohne eine sogenannte Durchführungsgesellschaft, die eine Messeteilnahme im Ausland koordiniert, war ein Messestand für einen einzelnen Aussteller schwer zu realisieren. Erst recht in weniger industriell entwickelten Ländern. Wer Kontakte zu Lieferanten, wie Messebauern, Spediteuren, Hotels oder Messeveranstaltern hatte, der hatte einen realen Wettbewerbsvorteil.

Businesskontakte und Know-how waren den erfahrenen Kollegen vorbehalten. Man lernte von älteren Kollegen, die selbst schon viele Veranstaltungen organisiert und viele Orte bereist hatten. Als Berufseinsteiger allein an einen touristisch weniger erschlossenen Ort reisen? Was damals kaum denkbar war, ist heute dank vieler Onlineportale und Apps selbstverständlich.

In Zeiten vor google hatten Branchenbücher und -CDs eine echte Relevanz. Auch auf deutschen Gemeinschafts-Messeständen war beispielsweise “Wer liefert was?” heiß begehrt. Heute kann und möchte man sich diese Schlepperei ersparen. Zu Recht.


Wie würde dein Geschäftsmodell ohne Zugang zum Internet aussehen?

Die gute Nachricht vorne weg: Die MICE-Branche gab es auch ohne Internet. Die bessere Nachricht lautet: “Mit Internet ist vieles komfortabler.”

Die Offline-Recherche

Das fängt schon bei der Recherche an. Heute rufen wir nach “Instant Booking” Portalen. Doch wenn ich ehrlich bin, haben wir schon enorme Fortschritte bei der Verfügbarkeit von Informationen gemacht. Ohne Internet wäre meine Recherche nach Locations, Hotels, Catering- oder Technikanbietern, Künstlern, Referenten, DJs und vielen weiteren Leistungen rund um eine Veranstaltung deutlich aufwendiger.

Ich würde (wieder) herum telefonieren, nach persönlichen Empfehlungen fragen, die Gelben Seiten oder Branchenbücher wälzen. Mit Blick auf die auszuwählenden Referenten hätten die “eh schon bekannteren” deutliche Vorteile gegenüber Newcomern. Ich müsste mich (wieder) auf Fachgremien wie Vorstände in Fachgesellschaften oder -verbänden oder andere Expertenmeinungen verlassen. Site-Inspections hätten eine höhere Bedeutung und um mich vor Ort selbst einigermaßen sicher bewegen zu können, müsste ich auch viel früher anreisen.

Das Hoheitswissen

Wissen wäre wieder Hoheitswissen und gebündelt vor allem in der MICE-Agentur oder im Veranstaltungsbüro des Verbandes, der Institution oder des veranstaltenden Unternehmen vorhanden. Teilnehmer müssten sich wieder auf die Hotelempfehlungen der Organisatoren verlassen. Gleiches gilt natürlich auch für die Preise. Aber auch Agenturen bräuchten intensivere Beziehungen zu Partner vor Ort, beispielsweise zu den lokalen Tourist-Informationen oder Convention Bureaus.

Die Uhren ticken langsamer

Ohne Internet wäre die MICE-Branche etwas langsamer – weniger hektisch. Eventmanager würden Bestellungen an Dienstleister wieder per Telefon, Fax und Brief auslösen. Dafür ließe man ihnen auch wieder einige Tage Zeit zur Beantwortung von Anfragen. Teilnehmer würden wir in zeitaufwendiger, manueller Tabellenwirtschaft auf Papier oder in Excel verwalten. Wer das heute noch unleserliche, unvollständige Faxanmeldungen bearbeitet, dem empfehle ich diesen Ratgeber zur Auswahl einer Software.

Verlagerung der Kosten

Ohne das Internet hätten wir zwar weniger Werbekanäle, jedoch wären diese rohstoff- und kostenintensiver. Denken wir nur an die enormen Kosten durch den Versand von Papierunterlagen und Plakaten, durch Anzeigenbuchung oder die Produktion von Radiospots.

Die Offline-Marktforschung

Wer sich heute fragt, was Teilnehmer wollen, der stand in analogen Zeiten vor noch größeren Rätseln. Teilnehmerwünsche ließen sich zwar auf Papier ermitteln, doch nur von denen, die auch da waren. Dieses Wissen wiederum mit ihnen teilen? Kaum denkbar. Allerdings wurde das von den Teilnehmern auch nicht erwartet. Partizipation auf Veranstaltungen wurde erst so richtig modern als man auch im Web 2.0 mitmachen konnte.

Die Offline-Transparenz

Mit den Finanzen schien es im analogen Zeitalter einfacher gewesen zu sein. 

Mir ist kein Fall bekannt, in denen Verbände oder Teilnehmer ihren Unmut über Vermittlungsprovisionen oder Gewinnmargen von Agenturen geäußert hätten. Dank digitaler Buchungsplattformen für Hotels und der absoluten Transparenz über alles, was man heutzutage für ein Event einkauft, wollen diese Gruppen bei der Preisgestaltung ein Wörtchen mitreden. Aus meiner Sicht, ist das
Konkreter ausgedrückt: Teilnehmer verstehen nicht, dass sie ihr Hotelzimmer noch bis 18 Uhr am Anreisetag über eine OTA stornieren können und bei den Eventveranstaltern nicht. Ebenso ist für sie nicht nachvollziehbar, warum der Hotelpreis niedriger ist als der, den Veranstalter weit im Voraus mit dem Hotel vereinbart haben.

Der Originalbeleg

Wenn wir schon bei den Finanzen sind, möchte ich hier noch einen weiteren Punkt aufgreifen. Da das Finanzamt für die Anerkennung von Rechnungen oft den Originalbeleg verlangt (hat), habe ich gelernt: “Wer das Original hat, zahlt die Rechnung”. Doch was ist bei einer Onlinebuchung eines Flug- oder ÖPNV-Tickets das Original? Bahntickets werden auch noch gestempelt – da ist der Fall klar. Doch wie weise ich nach, dass Referenten die Reisekosten nur von mir als Agentur erstattet bekommen und nicht noch einmal selbst beim Finanzamt einreichen?


Welche Wettbewerbsvorteile und -nachteile erlebst du durch die digitale Reformation?

Aus meiner Sicht liegt einer der Vorteile in der Transparenz. Zugleich ist dies einer der Nachteile. Anders ausgedrückt: Ich sehe, was der Wettbewerb macht. Wie er mit Kunden kommuniziert oder welche grandiosen Werbeideen er hat. Ich weiß bei ausgewählten Veranstaltungen sogar, welche Sponsoringbeiträge er kassiert. Sogar den Inhalt der Konkurrenz-Veranstaltungen kann ich leicht konsumieren – ohne je vor Ort gewesen sein zu müssen. Ich habe Zugang zu Ausschreibungswissen und kann wichtige Entscheider oder Einkäufer von Veranstaltungsdienstleistern im Web recherchieren etc. Allerdings gilt diese Transparenz in beide Richtungen und so kann sich auch mein Wettbewerber hervorragend über mich informieren. Apropo informieren: Auch als kleine Agentur kann ich mit gutem SEO oder den passenden Social-Media-Aktivitäten hohe Reichweiten erzielen. Das geht heutzutage schon mit relativ geringen Budgets.

Über die Autorin:

Katrin Taepke bloggt auf www.micestens-digital.de und ist Eventprofi mit Leidenschaft für Digitalisierung und interaktive Eventformate. Seit mehr als 20 Jahren organisiert sie Events unterschiedlichster Größe und Ausrichtung.

Ihr Credo: Rettet die Welt vor frontaler Vortragsbeschallung und nutzt digitale Tools für Eure Prozesse!

Abonniere meinen Newsletter! Du erhälst unregelmässig Tipps und News zum Thema digitales Hotelmanagement.

Andere lesen auch:

2 Kommentare Schreibe einen Kommentar

  1. Pingback: Zurück in die analoge Welt? – MICEstens digital

  2. Pingback: Blogparade #digiform: Was hat uns die "digitale Reformation" gebracht?

Schreibe einen Kommentar

Pflichtfelder sind mit * markiert.