Erfahrungsberichte
Schreibe einen Kommentar

Wenn MICE Manager ihren Job lieben – 7 Tipps für dein nächstes Event

Am 12. und 13. Oktober war Katrin Taepke auf der HerCAREER 2017  in München.

Die HerCAREER möchte eine Plattform für Einsteigerinnen, Aufsteigerinnen, Wiedereinsteigerinnen, Gründerinnen –  kurz Frauen in jeglicher Lebenslage bieten und sie bei der Karriere unterstützen.

Wer aufmerksam andere Events, Messen und Kongresse besucht, kann immer etwas lernen. Hier sind meine TOP 7 Learnings, die du vielleicht auch für dein nächstes Event anwenden oder in abgewandelter Form anwenden kannst.

Tipp 1: Es beginnt mit der Anreise

Eine besonders clevere Kooperation der HerCAREER ist aus meiner Sicht die Kooperation mit Flixbus, die es Studentinnen ermöglicht, kostenfrei mit dem Flixbus zur HerCAREER nach München anzureisen. Deutschlandweit!

Eine echte Win-Win-Win-Win-Situation:

  • Die Studentin, die meist weniger Budgetreserven für solche Messebesuche verfügt, kann kostenfrei anreisen und profitiert somit auch von den Fach- und Impulsvorträgen, dem Austausch mit Gleichgesinnten und der Networking-Möglichkeit schon bevor sie ins Berufsleben einsteigt.
  • Die HerCAREER wird somit auch für die Zielgruppe Studentinnen attraktiv und zieht so mehr Besucherinnen an.
  • Davon profitieren letztendlich auch die Aussteller.
  • Flixbus wiederum hat auf der Messe eine herausgehobene Präsenz genießen können und konnte zugleich durch die Fahrten ebenfalls neue oder erneute Kontakte zu der jungen – preisgünstig reisenden – Zielgruppe aufbauen.

Welche Kooperation wäre bei deinem Event so ein vierfacher Gewinn?

Schaffe Win-Win-Win-Win-Situationen für alle Beteiligten #micemanagement #veranstaltungen… Klick um zu Tweeten

Tipp 2: You are welcome

Eine durchdachte Gestaltung deiner Werbeflächen lässt das Herz der Teilnehmerinnen höher schlagen. Noch bevor du auf der HerCAREER die Halle betrittst, weisst du, dass du hier genau richtig bist.

Neben dem gelungenen Design der Treppe möchte ich unbedingt auf die zielgruppengerechte Gestaltung diverser – sonst trister – Messewände hinweisen.

Wie könntest du diese bei deinem nächsten Event gestalten?

Wandgestaltung neu gedacht – zukünftige CEO und TOP-Entscheiderin/ Foto: Franz Pfluegl www.fotograf.at

Gestalte deine Ausstellungsfläche mit Details und WOW-Effekten #design #events #messe Klick um zu Tweeten

Tipp 3: Namensschilder zum Selbstausdruck

Lange Warteschlangen beim Check-In gibt’s hier nicht, denn die registrierte Besucherin erhält eine pdf-Datei im A4-Format mit dem eigenen Namen (beidseitig lesbar!) und den wichtigsten Anreiseinformationen.

Diesen Ausdruck habe ich selbst mitgebracht und vor Ort in eine ausgeteilte Hülle gesteckt. Ganz nebenbei ersparst Du Dir als Veranstalter bei diesem System das Ausdrucken der Namensschilder für manchmal mehrere tausend Teilnehmer.

Viel cleverer finde ich jedoch, dass sich MICE-Planer so die vielen Neudrucke durch Umbuchungen in letzter Sekunde vor dem Event ersparen.

Vereinfache Abläufe, zum Beispiel selbstständiger Ticketdruck der Teilnehmer #events #messe… Klick um zu Tweeten

Was kannst du beim nächsten Mal getrost an deine Kunden outsourcen?

Namensschilder gut lesbar, ganz rechts im Bild Katrin Taepke / Foto: Franz Pfluegl www.fotograf.at

Tipp 4: Der Mix macht’s! Lernen im Vielfalt-Mix

Auf dieser Messe hätte ich mich vierteilen oder auch achteln können, um alles zu besuchen, was mich ansprach. Neben den unglaublich vielen und namhaften Ausstellern lockte an jeder Ecke neuer Input.

Von moderierten Podiumsdiskussionen, über Job-Offer-Talks, und Live-Training-Centern mit kurzen Impulsvorträgen inklusive Mitmach-Angeboten und der Aufforderung zum aktiven Networking sind mir zwei Formate besonders positiv aufgefallen.

Zum einen die ansprechende Präsentation von Büchern passend zum Messethema. Beim “Autoren-Meetup” lasen Autoren aus ihren Büchern vor. Die Besucherinnen konnten es sich auf Sitzhockern gemütlich machen. Wie schon bei der Dekoration der Treppen oder der Messewände hatte das Messeteam die Wände dieser Ecke mit einer Bücherwand-Dekoration versehen.

Mein absoluter Favorit war jedoch die einstündigen “Meetups” an Stehtischen mit max. 15 Personen. Durch diese kleine und zugleich auch wirklich streng limitierte Personenzahl entstand schnell ein echter Austausch auf Augenhöhe zwischen der oder dem Vortragenden und den Teilnehmerinnen.

In so kleiner Runde sagt fast jede einmal etwas – ganz im Gegensatz zu den klassischen Frontal-Vorträgen, bei denen am Ende “immer die üblichen Verdächtigen” sich trauen, etwas zu fragen oder zu sagen.

Wie könntest du bei deinem nächsten Event dafür sorgen, dass sich alle Teilnehmer einmal aktiv einbringen können?

Vortragsvielfalt zum Mitmachen und Mitdiskutieren / Foto: Franz Pfluegl www.fotograf.at

Gestalte deine Veranstaltung mit neuen Veranstaltungsformaten #micemanagement #formate… Klick um zu Tweeten

Vortragsvielfalt zum Mitmachen und Mitdiskutieren / Foto: Franz Pfluegl www.fotograf.at

Author Meetup / Foto: Franz Pfluegl www.fotograf.at

Tipp 5: Wer nicht da war, hatte das Gefühl, etwas verpasst zu haben

Zumindest, diejenige die sich für Karrierethemen interessiert. So ging es mir jedenfalls in den letzten beiden Jahren, denn Social Media und echtes Community-Building wird im Team der HerCAREER gross geschrieben.

Selbst wer den Accounts auf Facebook, Twitter oder Xing nicht folgt, kommt um die Messe nicht herum.
So viele Besucherinnen und Referentinnen berichten aktiv von ihrem Messebesuch – auch im Vorfeld und nach der Messe.
Auch das Messeteam selbst ist 24/7 rund um Karrierethemen in den Sozialen Medien aktiv. Ob durch geteilte Inhalte aktueller Entwicklungen, Statements von Vorbildern, Messe-Updates, Hinweise zu Frauen-Networkingevents, Gründungsangeboten und vielem mehr – die Messe ist überall, das ganze Jahr.

Wie Gründerin Natascha Hoffner selbst sagt “Sie möchte Frauen, die den Jobeinstieg planen, den Aufstieg, den Wiedereinstieg oder die Gründung mit dieser Messe eine Plattform bieten.”

Das bezieht sie offensichtlich auf die analoge und auf die digitale Welt. Wer sehen möchte, wie echtes Community-Building funktioniert, dem kann ich die Kanäle der HerCAREER empfehlen.

Wie könntest Du den Austausch mit deiner Community intensivieren und individueller gestalten?

Mach dein Event sichtbar: davor, währenddessen UND danach #customerjourney #micemanagement… Klick um zu Tweeten

Tipp 6: Wenn dir auf der Messe der Akku ausgeht…

… findest Du auf der Messe abschließbare Ladestationen für Dein Smartphone! Heutzutage sind wir alle fast dauernd online, da ist der Akku schnell einmal aufgebraucht.

Wer darüber hinaus seine Community so aktiv in die Sozialen Medien einbezieht, der hat schnell viele Besucher mit einem leeren Smartphone-Akku. Gut, dass es auf der HerCAREER kostenfrei Abhilfe gab. Ich selbst habe es zweimal für kurze Zeit genutzt. In den Schließfächern gab es übrigens Ladekabel mit unterschiedlichen Ladesteckern.

Handyladestation mit Adaptern für jeden Smartphone Typ

Welcher Service passt zu Deinen Teilnehmern? Womit könntest Du sie überraschen und begeistern?

Verblüffe deine Teilnehmer mit sinnvollen Gadgets #micemanagement #kongresse #veranstaltungen… Klick um zu Tweeten

Tipp 7: Schnell, schneller, HerCAREER

Bereits am Tag nach der Messe, d.h. am Samstag, war das erste Messevideo in den Sozialen Medien und erste Fotos des Messe-Fotografens online.

Natürlich könnte sich das Messeteam auch getrost ein paar Tage Ruhe nach dem hektischen Endspurt und der Vor-Ort-Zeit gönnen. Nicht so im Team der HerCAREER – hier arbeiten alle in Windeseile an einer professionellen Nachbereitung und Vorbereitung der nächsten Auflage. Wir hören ganz bestimmt in den nächsten Tagen schon die ersten News zur 2018er Auflage der HerCAREER.

Sei schnell! #speedwins Zeitnahe Nachberichterstattung #kongresse #socialmedia #veranstaltungen Klick um zu Tweeten

Wie könntest Du Dein Event so vorbereiten, dass erste Filme, Fotos, Auswertungen, Statements, Terminankündigungen, Dankeskarten oder ähnliches bereits mit Event-Ende veröffentlicht werden können?

Fazit

Auf jedem Event lässt sich etwas lernen. Du brauchst nur aufmerksam hinschauen und Dich dann an die Umsetzung wagen. Du weißt ja … am besten innerhalb von 72 Stunden.

Über die Autorin

Katrin Taepke hat an der DHBW Ravensburg Messewirtschaft studiert, erfolgreich die Prüfung zum international anerkannten „Certified Meeting Professional“ absolviert sowie von 2011 bis 2013 ein berufsbegleitendes MBA-Studium an der Hochschule für Wirtschaft und Recht (Berlin) mit dem Schwerpunkt „Entrepreneurship“ (innovative Geschäftsmodelle in KMU) absolviert. Seit 2003 plant, budgetiert und organisiert sie federführend in verschiedenen leitenden Positionen Personal- und Bildungsfachmessen sowie Wirtschafts- und wissenschaftliche Tagungen mit bis zu 10.000 Teilnehmer/innen.

Hat dir der Artikel gefallen? Dann teile, like, zwitschere ihn weiter! Vielen Dank

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

*